Später Nachmittag im Hamburger Büro. Draußen grauer Nieselregen, drinnen die vierte Kanne Kaffee, die eigentlich nur noch nach warmem Wasser schmeckt. Ich starre auf mein Notizbuch. Irgendwo zwischen hastig hingekritzelten Action-Items und einer kryptischen Liste von Namen steht ein dicker, rot umrandeter Kreis.
Ich weiß beim besten Willen nicht mehr, welcher Stakeholder während der Session eigentlich gegen das neue Feature-Release war. War es das Marketing? Oder doch die Rechtsabteilung? Mein eigenes Protokoll ist ein Rätsel, das ich selbst nicht lösen kann. Ende 2025 war das der Moment, in dem mir klar wurde: Wenn ich so weitermache, verliere ich in diesem SaaS-Dschungel komplett den Verstand.
Kurzer Hinweis: Dieser Text enthält Affiliate-Links. Wenn ihr über diese Links einen Kurs bucht, erhalte ich eine Provision — für euch entstehen dabei keine Mehrkosten. Ich verlinke hier ausschließlich Kurse, die ich selbst über mehrere Wochen in meinen echten Arbeitsalltag integriert habe, um nicht im Meeting-Chaos zu versinken.
Das 62-Prozent-Problem im Produktmanagement
Laut meinem Kalender verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Standups, Retros, Stakeholder-Reviews. Das ist kein statistischer Ausreißer, das ist der Status quo eines PMs. Das Problem ist nicht die Zeit an sich, sondern das, was danach übrig bleibt. Oder eben nicht übrig bleibt.
Reiner Text ist ineffizient, wenn es darum geht, komplexe Machtstrukturen und Abhängigkeiten darzustellen. Ich habe Monate damit verbracht, lange Sätze zu tippen wie: "Die IT-Leitung hat Bedenken wegen der API-Last, während der Vertrieb auf einen schnellen Rollout drängt." Bis ich den Satz fertig habe, ist die Diskussion schon drei Schritte weiter.
Wenn ich jetzt noch einmal 'Interessenvertreter' ausschreiben muss, während die Diskussion schon drei Schritte weiter ist, werfe ich den Stift aus dem Fenster. Es musste schneller gehen. Visueller. Aber ich bin kein Designer. Ich habe keine Vorkenntnisse. Ich kann eigentlich gar nicht zeichnen.
Die Entdeckung der visuellen Einfachheit
Etwa vier Wochen nach dem Start mit dem Sketchnotes Kurs begriff ich, dass es gar nicht um Kunst geht. Es geht um Kommunikation. Der Kurs hat mir beigebracht, dass alles auf nur 5 visuellen Grundformen basiert: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck und Viereck. Das ist das visuelle Alphabet. Wer ein Viereck zeichnen kann, kann auch einen Stakeholder visualisieren.
Ich fing an, einfache Figuren zu nutzen, um Personen in meinen Notizen zu markieren. Keine anatomisch korrekten Menschen, sondern Symbole. Das Ziel war nicht, dass es gut aussieht, sondern dass ich beim nächsten Blick auf die Seite sofort erkenne, wer die treibende Kraft und wer der Blockierer ist.
In der Stakeholder-Analyse ist die Darstellung von Beziehungen oft wichtiger als die Detailtiefe der Figuren. Linien und Abstände sagen mehr aus als ein perfekt schattiertes Gesicht. Ich nutze heute bewusste Container und Trenner, um Informationsgruppen zu strukturieren. Das hilft massiv, wenn man Meeting Protokolle visuell gestalten und strukturieren will.
Männchen zeichnen ohne Scham: Star-People und U-Männchen
Mein erster Versuch, den CEO in einer Skizze besonders autoritär darzustellen, endete in einer Figur, die aussah wie eine traurige Kartoffel mit Krawatte. Das war der Moment, in dem ich lernte: Lass die Details weg. Es gibt zwei Varianten, die für mich im PM-Alltag funktionieren.
Das 'Star-Person' (Stern-Männchen) ist im Grunde nur ein verzerrtes X mit einem Kopf oben drauf. Es ist dynamisch. Es zeigt Aktion. Dann gibt es das 'U-Männchen', das aus einem umgedrehten U für den Körper und einem Kreis für den Kopf besteht. Es wirkt stabiler, eher wie eine statische Rolle im Unternehmen.
Diese einfachen Formen sind Gold wert, wenn man Schritt für Schritt Sketchnotes lernen möchte, ohne sich vor den Kollegen zu blamieren. Niemand erwartet im Sprint Planning ein Meisterwerk. Die Leute erwarten Klarheit.
Der Wendepunkt: Ein grauer Dienstagvormittag im Februar
Es war eine hitzige Diskussion über die Roadmap. Drei Stakeholder, drei Meinungen, und ich saß in der Mitte. Anstatt weiter stumm mitzutippen, stand ich auf und ging zum Whiteboard. Ich zeichnete die Stakeholder-Map live mit diesen einfachen Männchen.
Das vertraute Quietschen des schwarzen Markers auf dem glatten Whiteboard, während das gesamte Team gespannt auf meine Zeichnung starrte, war zuerst einschüchternd. Aber dann passierte etwas Interessantes. Ich zeichnete keine Gesichter, sondern nur Symbole für die Positionen. Ein Männchen mit einem großen Ausrufezeichen daneben für denjenigen, der die größte Sorge hatte. Ein Männchen mit einem Blitz für den Konfliktherd.
Plötzlich verstanden alle die Blockaden. Die Visualisierung machte die abstrakten Fronten greifbar. Ein kurzes, erleichtertes Ausatmen ging durch mich, als ich merkte, dass die Kollegen anfingen, auf meine gezeichneten Männchen zu zeigen, statt nur abstrakt übereinander zu reden. "Hier, bei der IT, da liegt das Problem", sagte der Vertriebsleiter und deutete auf mein U-Männchen mit dem Zahnrad-Symbol.
Professionalität im Konfliktfall: Warum 'niedlich' gefährlich ist
Hier kommt eine wichtige Lektion für alle Projektleiter in stark konfliktreichen Meetings: Einfache Männchen können manchmal infantil oder sogar respektlos wirken. Wenn die Stimmung am Boden ist und es um Entlassungen oder Budgetkürzungen geht, ist ein lächelndes Strichmännchen der sicherste Weg, seine Autorität zu verlieren.
In solchen Kontexten wechsle ich von Männchen zu abstrakten Symbolen oder neutralen Icons. Ein Kreis für eine Abteilung, ein Quadrat für eine externe Agentur. Diese Professionalität ist zwingend vorzuziehen, wenn die Emotionen hochkochen. Das menschliche Gehirn verarbeitet visuelle Informationen deutlich schneller als Text, aber es reagiert auch empfindlicher auf die Tonalität eines Bildes.
Ich nutze dann oft 5 einfache Sketchnotes Rahmen, um die Symbole sachlich einzugrenzen. Das gibt dem Ganzen eine Struktur, die nach Analyse aussieht und nicht nach Malstunde im Kindergarten.
Werkzeuge und Workflow im SaaS-Alltag
Anfangs dachte ich, ich brauche das teuerste Equipment. Mittlerweile weiß ich: Ein guter Fineliner und ein einfaches Notizbuch reichen. Wer digital arbeitet, kann den Digital Lettering Kurs nutzen, um auf dem iPad professioneller zu werden. Das mache ich vor allem dann, wenn ich die Stakeholder-Analyse später im Confluence dokumentieren muss.
Wenn ich es dekorativer brauche — was selten vorkommt — schaue ich in den Handlettering Kurs. Aber für 90 Prozent meiner Arbeit als PM ist das zu viel des Guten. Funktion schlägt Ästhetik. Jedes Mal.
Ich habe gelernt, dass Farben eine enorme Rolle spielen, um Hierarchien in der Stakeholder-Analyse zu verdeutlichen. Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr. Wer wissen will, wie man Farben in Sketchnotes richtig nutzen kann, sollte sich auf maximal zwei Akzentfarben beschränken. Bei mir ist Rot immer für Risiken und Grün für Genehmigungen reserviert.
Reflexion kurz vor der Mai-Präsentation
Wir haben jetzt Ende Mai 2026. Gestern hatte ich die große Stakeholder-Präsentation für das Q3-Release. Früher hätte ich 40 Slides mit Textwüsten vorbereitet. Diesmal war es eine zentrale Visualisierung der Abhängigkeiten, basierend auf den Sketchnotes, die ich über Monate in den Meetings gesammelt hatte.
Mein Sketchnotes-Tagebuch zeigt mir heute: Es geht nicht um Schönheit. Es geht darum, dass ich meine eigenen Protokolle wieder lesen kann. Die Stakeholder-Analyse ist jetzt mein schärfstes Werkzeug im PM-Alltag geworden, weil sie die unsichtbaren Linien zwischen den Menschen sichtbar macht.
Wer selbst in 62 Prozent seiner Zeit in Meetings festsitzt und danach nicht mehr weiß, wer was gesagt hat: Fangt einfach an. Ein Kreis, ein Punkt, eine Linie. Es muss kein Porträt sein. Es muss nur eine Information sein, die bleibt. Und falls ihr euch fragt, wie ihr eure Zeit als PM generell besser schützen könnt, lest euch mal durch, warum ein Sketchnotes Kurs für Product Manager Zeit im Alltag spart. Es ist kein Wundermittel, aber es ist verdammt nah dran.
Ich packe jetzt meine Stifte ein. Das nächste Standup wartet schon. Diesmal weiß ich genau, wen ich zeichnen muss.