Montag, 12. Januar 2026. 9:47 Uhr. Ich scrolle durch ein sechsseitiges Word-Dokument vom Vormittag und verstehe meine eigenen Abkürzungen nicht mehr. War 'Prio B' jetzt für das Backend-Team oder für den Bug-Report? Ich weiß es nicht mehr. Irgendwie ist das der Tiefpunkt.
Mein Kalender sagt, ich verbringe 24.8 Stunden pro Woche in Meetings. Das sind 62 Prozent meiner Arbeitszeit hier im Hamburger SaaS-Büro. Wenn ich diese Zeit damit verbringe, Textwüsten zu produzieren, die ich 48 Stunden später selbst nicht mehr entziffern kann, ist das eigentlich kein Job, sondern eine sehr teure Form der Selbstbeschäftigung. Ich habe Ende 2025 aus purer Verzweiflung angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Vorkenntnisse. Ohne Design-Hintergrund.
Heute, 18 Wochen später, haben sich 84 Seiten in meinem Notizbuch gefüllt. Das ist kein Malbuch für Erwachsene. Das ist mein Versuch, im Stakeholder-Chaos zu überleben.
Das Problem mit der Linearität
Früher habe ich Protokolle wie ein Diktat geschrieben. Zeile für Zeile. Das Problem dabei ist, dass Meetings nicht linear funktionieren. Themen springen hin und her. Ein Stakeholder wirft eine Frage ein, die eigentlich erst zu Punkt 4 der Agenda gehört. In einem Textdokument führt das zu Chaos. Visuell gesehen ist das aber kein Problem, wenn man Platz lässt.
Ich habe gelernt, dass Struktur vor Schönheit kommt. Der erste Schritt war die Entdeckung der Container. Statt endloser Zeilen zeichne ich Rahmen um Themenblöcke. Plötzlich bekommt das Chaos eine Geografie. Ich weiß, dass oben links die Roadmap steht und unten rechts die Blocker. Mein Gehirn scheint sich Orte besser merken zu können als Sätze.
Das Ganze basiert auf der Dual-Coding-Theorie. Informationen werden besser gespeichert, wenn sie sowohl verbal als auch visuell verarbeitet werden. Für mich bedeutet das: Wenn ich das Wort 'Deadline' schreibe und eine kleine Stoppuhr daneben setze, bleibt die Info hängen. Auch wenn die Stoppuhr eher aussieht wie ein deformiertes Ei.
Das 12-Icon-System für den PM-Alltag
Um im Meeting nicht über das Zeichnen nachdenken zu müssen, habe ich mir ein festes Vokabular aus 12 Symbolen aufgebaut. Das ist mein Werkzeugkasten. Ein Blitz steht für einen Konflikt oder Blocker. Eine Glühbirne für eine Idee (klassisch, ich weiß). Ein Ausrufezeichen im Dreieck für eine kritische Entscheidung.
Man muss kein Künstler sein. Alles basiert auf den fünf Grundformen: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck und Quadrat. Wer ein Quadrat zeichnen kann, kann auch einen Monitor oder ein Paket zeichnen. Wer einen Kreis kann, kann eine Uhr oder ein Team-Mitglied (als Icon) darstellen.
Ich erinnere mich an einen Versuch im März, als ich eine komplexe Cloud-Architektur als Oktopus zeichnen wollte. Die Tentakel sollten die verschiedenen API-Anbindungen sein. Am Ende sah es aus wie ein riesiger Tintenfleck, den niemand entziffern konnte. Mein Kollege starrte darauf und fragte, ob ich während des Sprints ein Problem mit der Kaffeemaschine hätte. Lektion gelernt: Bleib simpel.
Falls du dich fragst, wie man diese Symbole überhaupt aufs Blatt bekommt, ohne dass es peinlich wird: Ich habe darüber geschrieben, wie man Sketchnotes Symbole für Business Meetings einfach selber zeichnen kann, ohne sich zu blamieren.
Der Durchbruch im Stakeholder-Meeting
Am 28. April hatte ich ein Review mit unseren Investoren. Normalerweise ist das eine Schlacht aus Excel-Tabellen und Slides. Ich habe nebenbei auf meinem iPad mitgezeichnet und das Ganze per Screen-Sharing geteilt. Eigentlich nur für mich, um den Überblick zu behalten.
Nach dem Meeting fragte kein einziger nach dem offiziellen Protokoll. Ein Stakeholder machte ein Foto von meiner Skizze auf dem Screen und meinte, das sei die erste Roadmap-Darstellung, die er dieses Quartal wirklich verstanden habe. Das war der Moment, in dem ich merkte, dass das hier kein Hobby ist.
Das leise, rhythmische Kratzen meines 0.5mm Fineliners auf dem 120g-Papier während einer hitzigen Budget-Diskussion beruhigt mich übrigens sofort. Es zwingt mich dazu, präsent zu bleiben. Ich kann nicht gleichzeitig E-Mails checken und eine visuelle Struktur aufbauen. Es ist mein persönlicher Anker gegen das Multitasking.
Die 10-Minuten-Regel: Hören statt Malen
Hier ist mein wichtigstes Learning aus den letzten 18 Wochen: Der größte Fehler ist es, alles live mitzeichnen zu wollen. Man verliert den Faden im Gespräch. Ich habe meine Strategie geändert. Während des Meetings mache ich mir nur grobe Stichpunkte und zeichne vielleicht ein paar Rahmen oder Trennlinien.
Das eigentliche visuelle Protokoll erstelle ich in den 10 Minuten direkt nach dem Meeting. Ich nutze diese Zeit als Filter. Was war wirklich wichtig? Was kann weg? Ich strukturiere die Notizen erst im Nachgang final. Das klingt nach Mehrarbeit, spart mir aber bei der Nachbereitung pro Meeting locker 35 Minuten. Früher habe ich ewig gebraucht, um meine Textnotizen in eine vorzeigbare Form zu bringen. Heute ist das Bild das Protokoll.
In meinem Bericht über mein erstes Meeting-Massaker sah das noch ganz anders aus. Da war ich völlig überfordert mit dem Tempo. Aber man lernt, Prioritäten zu setzen.
Fazit nach 18 Wochen
Ich bin kein Designer geworden. Meine Menschen sehen immer noch aus wie Strichmännchen mit Hüften. Aber ich spare mir wöchentlich über 14 Stunden Nachbereitung, weil ich meine Protokolle nicht mehr 'übersetzen' muss. Sie sind bereits fertig, wenn ich das Notizbuch zuklappe.
Visuelle Notizen sind kein Talent. Es ist ein Ordnungssystem. Ein Filter für den täglichen Wahnsinn im Produktmanagement. Wenn ich mir die 84 Seiten anschaue, sehe ich nicht nur Protokolle. Ich sehe, wie ich endlich wieder die Kontrolle über meine Meeting-Stunden zurückgewonnen habe. Irgendwie.