Dienstag, Mitte Mai. 10:14 Uhr.
Ich sitze im dritten Stock unseres Hamburger Büros. Draußen grauer Himmel, drinnen das übliche Post-Mortem nach einem missglückten Deployment. Mein Kollege aus der Entwicklung erklärt zum vierten Mal, warum die API-Schnittstelle nicht mit dem Frontend kommunizieren wollte. Ich merke, wie meine Konzentration wegschwimmt. In meinem Kopf entstehen keine Sätze mehr, sondern nur noch ein Rauschen. Früher hätte ich jetzt angefangen, wahllos Wörter wie 'Latenz' oder 'Payload' mitzuschreiben. Heute greife ich zum Fineliner.
Ich zeichne einen Blitz zwischen zwei Rechtecke. Das eine Rechteck bekommt ein kleines Gesicht mit einem genervten Ausdruck, das andere eine Wolke. Es dauert etwa sechs Sekunden. Mein Gehirn schaltet sofort um. Der visuelle Reiz zwingt mich, das Problem zu abstrahieren. Ich schreibe nicht mehr mit, ich strukturiere. Das ist der Kern meiner Verzweiflungstat von Ende 2025: Ich wollte endlich meine eigenen Protokolle wieder verstehen.
Laut meinem Kalender verbringe ich immer noch 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das wird sich in einem SaaS-Unternehmen auch nicht ändern. Aber die Art, wie ich diese Zeit verarbeite, hat sich transformiert. Ich bin kein Zeichner. Ich habe keinen Design-Abschluss. Ich bin ein Product Manager, der überlebt.
Das visuelle Alphabet der fünf Formen
Mein größter Fehler zu Beginn war die Annahme, dass Symbole hübsch sein müssen. Das ist Quatsch. Ein Symbol im Meeting-Kontext muss schnell sein. Wenn ich länger als zehn Sekunden für ein Icon brauche, habe ich den Anschluss an die Diskussion verloren. Alles, was ich heute zeichne, basiert auf dem visuellen Alphabet: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck und Quadrat. Wer diese fünf Formen kombinieren kann, kann die gesamte Business-Welt abbilden.
Nehmen wir das Beispiel 'Cloud'. Letztes Jahr habe ich noch versucht, flauschige Wolken mit Schattierungen zu malen. In einer Architektur-Session Anfang März sah mein Versuch eher aus wie eine deformierte Kartoffel. Mein Sitznachbar fragte mich im Flüsterton, ob wir jetzt über Agrar-Tech sprechen. Seitdem halte ich es simpel: Drei Halbkreise und eine gerade Linie unten. Fertig. Es ist eine Cloud, weil ich es sage.
Dieses Prinzip der Reduktion ist entscheidend. Wir nutzen im Team oft Begriffe wie Duale Kodierung, ohne es zu merken. Wenn ich ein Bild und ein Wort kombiniere, speichert mein Gehirn die Information an zwei Orten ab. Das hilft mir besonders bei Stakeholder-Reviews, wenn die Anforderungen wie Schrotkugeln auf mich einprasseln. Ein Quadrat für das Ticket, ein Pfeil für die Priorität – mein Notizbuch wird zur externen Festplatte.
Meine 12 Kern-Symbole für den SaaS-Alltag
Über die letzten Monate haben sich 12 Symbole herauskristallisiert, die ich fast blind beherrsche. Sie decken etwa 90 Prozent meiner täglichen Anwendungsfälle ab. Ich nenne sie mein Überlebens-Set. Es ist kein Zufall, dass sie alle in unter fünf Sekunden aufs Papier fließen.
- Die Rakete: Steht für den Launch oder ein neues Feature. Ein Oval, ein Dreieck oben drauf, zwei kleine Flossen.
- Die Zielscheibe: Unsere KPIs. Drei Kreise ineinander, ein Kreuz in der Mitte.
- Die Glühbirne: Eine Idee – meistens eine, die das Budget sprengt. Ein Kreis auf einem kleinen Viereck.
- Der Blitz: Konflikt, Bug oder technisches Problem. Zwei gezackte Linien.
- Die Lupe: Research oder User-Feedback. Ein Kreis mit einem schrägen Strich.
- Der Briefumschlag: Kommunikation oder Marketing-Mailings. Ein Rechteck mit einem 'V' darin.
- Das Schild: Security oder Privacy-Themen. Ein U-Form mit einer geraden Linie oben.
- Die Batterie: Kapazität des Teams oder Server-Last. Ein Rechteck mit einem kleinen Gnubbel am Ende.
- Die Sanduhr: Deadlines. Zwei Dreiecke, die sich an der Spitze berühren.
- Der Papierkorb: Features, die wir endlich streichen. Ein Eimer mit zwei Strichen als Deckel.
- Das Schloss: Geschlossene Sprints oder vertrauliche Infos. Ein Kreis mit einem Bügel.
- Der Berg: Die Vision oder das langfristige Ziel. Ein großes Dreieck.
Diese Symbole sind meine Anker. Wenn ich nach drei Tagen mein Notizbuch aufschlage, muss ich den Text oft gar nicht lesen. Die Zielscheibe neben der Zahl '15%' sagt mir sofort: Hier ging es um die Conversion-Rate. Das spart mir die Zeit, die ich früher mit dem Entziffern meiner eigenen Klaue verschwendet habe.
Warum das kein Handlettering ist
Oft werde ich gefragt, ob ich jetzt unter die Künstler gegangen bin. Ich stelle dann meistens klar, dass es einen massiven Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes für schnelle Notizen gibt. Handlettering ist Dekoration. Es ist schön, es dauert lange, es ist für Instagram. Sketchnotes sind Information. Sie dürfen hässlich sein. Sie müssen sogar hässlich sein dürfen, sonst fängt man an, über die Strichstärke nachzudenken, während der CTO gerade die Quartalsziele verkündet.
Ich benutze in der Regel nur einen schwarzen Stift. Keine Farben, keine Marker. Farben lenken mich in der Hitze des Gefechts nur ab. Wenn ich anfange, nach dem gelben Textmarker für die Glühbirne zu suchen, verpasse ich den nächsten Satz. Einzige Ausnahme: Wenn ich nach dem Meeting meine Notizen strukturiere, ziehe ich manchmal einen Rahmen um wichtige Blöcke. Das hilft der Übersichtlichkeit ungemein.
Der Moment, in dem die Stakeholder stumm wurden
Ein interessanter Nebeneffekt trat Mitte April auf. Wir saßen in einer hitzigen Diskussion über die Roadmap für Q3. Die Fronten waren verhärtet. Ich stand auf und zeichnete eine simple Visualisierung des aktuellen Flaschenhalses an das Whiteboard – eine Flasche mit einem sehr engen Hals und vielen kleinen Punkten (unsere Backlog-Items), die feststeckten. Es war keine Kunst. Es war eine krakelige Flasche.
Die Wirkung war erstaunlich. Die Diskussion hörte auf, sich im Kreis zu drehen. Alle starrten auf die Flasche. Plötzlich sprachen wir nicht mehr übereinander, sondern über die Zeichnung. Das Symbol hatte die Komplexität reduziert und eine gemeinsame Basis geschaffen. In diesem Moment wurde mir klar, dass meine kleinen Kritzeleien im Notizbuch auch ein mächtiges Werkzeug für die Moderation sind.
Ich nutze mittlerweile oft einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen, um verschiedene Themenbereiche voneinander zu trennen. Ein Kasten für 'Entscheidungen', eine Sprechblase für 'Zitate' und eben meine Symbole für die Inhalte. Es fühlt sich an, als würde ich die unstrukturierte Datenflut eines Meetings durch einen Filter jagen.
Vermeidung von visuellem Ballast
Man kann es auch übertreiben. Vor ein paar Wochen habe ich versucht, jede einzelne Metapher meines Chefs zu visualisieren. Er sprach von 'low hanging fruits' und 'Sailing into the wind'. Mein Notizbuch sah danach aus wie ein Wimmelbild. Ich hatte den Faden verloren und wusste am Ende nicht mehr, was eigentlich die Kernbotschaft war. Das war eine wichtige Lektion: Weniger ist mehr.
Ein Symbol sollte eine Information unterstützen, nicht ersetzen oder unnötig aufblähen. Wenn ich merke, dass ich mich in den Details einer Raketenflosse verliere, lege ich den Stift weg. Die Notiz ist für mich, nicht für eine Galerie. In meinem Bericht über Woche 1: Mein erstes Meeting-Massaker habe ich diesen Kampf gegen den eigenen Perfektionismus schon einmal beschrieben. Er begleitet mich immer noch, aber ich werde besser darin, ihn zu ignorieren.
Heute, Ende Mai 2026, ist mein Notizbuch mein wichtigstes Arbeitsgerät geworden. Es ist kein Zeichenblock, sondern ein Werkzeug zur Bewältigung des PM-Alltags. Die 12 Symbole sitzen. Die Angst vor dem weißen Blatt ist weg. Und das Beste: Wenn ich heute Abend mein Notizbuch schließe, weiß ich genau, was wir heute eigentlich besprochen haben. Das ist ein Luxus, den ich mir vor sechs Monaten nicht hätte vorstellen können.