Dienstag, kurz nach halb zehn. Product-Sync. Unser CTO referiert über Latenzzeiten in der Datenbank-Struktur. Ich starre auf mein weißes Blatt im Notizbuch. Ich will eine Wolke zeichnen. Eigentlich eine einfache Aufgabe. Aber während ich noch überlege, ob Wolken oben oder unten flacher sind, ist die Diskussion im Raum bereits drei Themen weiter.
Ein kurzer Hinweis vorab: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links. Wenn du über diese Links einen Kurs buchst, erhalte ich eine Provision – für dich entstehen dabei keine Mehrkosten. Ich verlinke hier nur den Sketchnotes Kurs, den ich selbst im Rahmen meines Arbeitsalltags über mehrere Wochen durchgearbeitet habe, um mein Meeting-Chaos in den Griff zu bekommen.
Rückblick auf Ende 2025. Mein Kalender lügt nicht. Er sagt, ich verbringe rund 25 Stunden pro Woche in Meetings. Das sind 62 Prozent meiner Zeit bei diesem Hamburger SaaS-Anbieter. Die Erkenntnis kam schleichend, aber gewaltig: Meine Notion-Seiten und Jira-Tickets sind digitale Friedhöfe geworden. Textwüsten ohne Anker. Ich habe meine eigenen Protokolle nicht mehr gelesen, weil alles gleich aussah. Grau auf weiß. Beliebig.
Ich sitze also in diesem Meeting, es ist Anfang Mai 2026. Das erste Mal mit dem Vorsatz, nicht nur zu tippen, sondern zu zeichnen. Das kratzende Geräusch des schwarzen Fineliners auf dem glatten Papier ist das Einzige, was ich höre, abgesehen vom monotonen Summen der Klimaanlage und der Stimme des CTO. Es fühlt sich riskant an. Als würde ich in der Schule kritzeln, statt zu arbeiten. Ein Kollege schielt von der Seite auf mein Blatt. Ich ziehe den Arm schützend drüber.
Der Versuch, live zu dolmetschen
In diesem ersten Slot wollte ich alles richtig machen. Ich wollte visualisieren. Ich wollte Struktur. Das Ergebnis war ein Desaster aus krummen Linien und Stress. Ich versuchte eine Glühbirne für 'Idee' zu zeichnen, brauchte gefühlt eine Ewigkeit dafür und verpasste komplett die Budget-Diskussion für das nächste Quartal. Ein klassischer Anfängerfehler.
Ich wollte, dass es aussieht wie auf Pinterest. In Minute 20 schoss mir ein Gedanke durch den Kopf: Jonas, du bist Product Manager, kein Illustrator. Wenn das ein Kreis sein soll, dann ist es jetzt eben ein sehr eieriger Kreis. Mein rechter Unterarm brannte. Ein ziehender Schmerz, weil ich den Stift vor lauter Konzentration viel zu fest umklammert habe. Mein Körper wehrte sich gegen die ungewohnte Bewegung. Ich produzierte in dieser Stunde drei Seiten Chaos. Es sah nicht aus wie eine Sketchnote. Es sah aus wie ein Tatort-Protokoll.
Dabei ist die Theorie eigentlich klar. Sketchnotes basieren auf der Dual-Coding-Theorie. Das Gehirn verarbeitet Informationen gleichzeitig verbal und visuell. Das erhöht die Behaltensquote massiv. Aber die Theorie sagt nichts darüber aus, wie man sich fühlt, wenn der Stakeholder gerade die Roadmap umschmeißt und man noch versucht, ein Icon für 'Cloud-Infrastruktur' zu entwerfen. Meine erste Cloud sah übrigens aus wie ein betrunkener Schafskopf. Keiner im Raum wusste, was das darstellen sollte. Ich am Ende auch kaum noch.
Warum Standard-Tipps für PMs oft versagen
Hier liegt das Problem: Die meisten Anleitungen fordern volle Konzentration auf die visuelle Gestaltung. Man soll sich Zeit nehmen für Schatten, für schöne Lettern, für Farben. In einem echten Meeting habe ich diese Zeit nicht. Ich arbeite eher wie ein Simultandolmetscher. Ich muss hören, verstehen, filtern und gleichzeitig in eine visuelle Sprache übersetzen. Meine kognitive Last ist bereits am Limit, bevor ich den Stift überhaupt ansetze.
Standardtipps, die dekorative Elemente predigen, sind in diesem Moment kontraproduktiv. Sie stehlen die Aufmerksamkeit, die ich für die inhaltliche Diskussion brauche. Wenn ich darüber nachdenke, wie ich 'Priorisierung' schön schreibe, höre ich nicht mehr, warum das Feature auf P2 rutscht. Wer das vertiefen will, sollte sich eher ansehen, wie man Meeting Protokolle visuell gestalten und strukturieren kann, ohne den Faden zu verlieren.
Nach etwa 40 Minuten gab ich den Anspruch auf 'schön' endgültig auf. Ich nutzte nur noch einfache Rechtecke – sogenannte Container – für Zitate und wichtige Entscheidungen. Ein Kasten drumherum, ein Pfeil zum nächsten Punkt. Das ist das visuelle Alphabet: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck, Quadrat. Mehr braucht es eigentlich nicht. Plötzlich entspannte sich mein Handgelenk. Ich habe wieder aktiv zugehört, statt nur zu malen. Wer noch nach dem richtigen Werkzeug sucht, findet hier meine Liste für die besten Sketchnotes Stifte für Einsteiger.
Das Resultat am Freitag
Drei Tage nach dem Meeting-Massaker habe ich die Notizen für den Wochenbericht aufgeschlagen. Das Blatt sah wild aus. Von den Symbolen auf der ersten Seite konnte ich nach 72 Stunden zwar nur etwa die Hälfte ohne Text-Label sofort identifizieren – die erwähnte Cloud war immer noch ein Rätsel.
Aber: Der Kontext war sofort wieder da. Die eierigen Kreise und die krummen Container funktionierten als Anker. Ich wusste wieder, wer was kritisiert hatte. Ich wusste, warum wir die Datenbank-Entscheidung vertagt hatten. Ich wusste es ohne langes Suchen in Textwüsten. Für diesen rein funktionalen Einstieg war der Sketchnotes Kurs ein guter Hebel. Er fokussiert sich eben nicht auf schöne Schrift, sondern auf Symbole, die man in drei Sekunden zeichnet.
Wer perfekte Buchstaben will, wird dort enttäuscht sein. Wer aber wie ich im Meeting überleben will, findet dort die Basis-Vokabeln. Es gibt natürlich Upgrades. Wer irgendwann auf das iPad umsteigt, schaut sich vielleicht den Digital Lettering Kurs an, um die Layer-Logik zu verstehen. Aber ehrlich gesagt: Für Woche 1 reicht ein Stift und der Mut, hässliche Kreise zu zeichnen.
Mein Protokoll ist weit weg von Kunst. Es ist ein Werkzeug. Ein hässliches, aber verdammt effektives Werkzeug. Ich habe gemerkt: Der Fokus muss auf der Funktion liegen, nicht auf der Ästhetik. Wenn ich am Freitag noch weiß, was am Dienstag wichtig war, habe ich gewonnen. Auch wenn die Cloud-Wolke aussieht wie ein Unfall.
Nächste Woche versuche ich, die Container früher einzusetzen. Weniger Symbole, mehr Struktur. Mal sehen, ob mein Unterarm das mitmacht. Vielleicht schaue ich mir auch noch mal an, wie man ein Tägliches Sketchnotes Tagebuch führen kann, um die Hand zu lockern. Der PM-Alltag in Hamburg bleibt stressig, aber zumindest wird er jetzt bunter. Oder zumindest krakeliger.