Dienstagvormittag, Hamburg, der Regen peitscht gegen die Scheibe im Schanzenviertel. Mein drittes Backlog-Refinement heute. Ich starre auf mein iPad und versuche, die Architektur einer neuen API-Anbindung zu skizzieren. Was ich zeichne, sieht eher aus wie ein Haufen betrunkener Regenwürmer als wie eine technische Dokumentation. Mein Kollege im Zoom-Call schweigt kurz, dann fragt er vorsichtig, ob das eine Cloud oder ein explodierter Muffin sein soll.
Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links. Wenn du über diese Links einen Kurs kaufst, erhalte ich eine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Ich empfehle hier nur Dinge, die ich in den letzten Monaten in meinem Hamburger PM-Alltag wirklich genutzt und für halbwegs tauglich befunden habe.
Es ist jetzt Ende Mai 2026. Vor etwa sechs Monaten, Ende 2025, habe ich aus reiner Notwehr angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. 62 Prozent meiner Woche verbringe ich in Meetings. Früher habe ich alles in ein schwarzes Notizbuch gekritzelt, das ich nach drei Tagen selbst nicht mehr entziffern konnte. Der Umstieg aufs iPad war kein ästhetischer Spleen, sondern der letzte Versuch, meine eigene Arbeit zu verstehen.
Das Problem mit dem Glas: Warum der Anfang wehtut
Der erste Impuls ist immer: iPad kaufen, Apple Pencil zücken, fertig ist der digitale Künstler. Die Realität im letzten Winter war eher ernüchternd. Auf Glas zu schreiben fühlt sich an, als würde man mit Schlittschuhen über einen zugefrorenen See eiern. Man hat null Widerstand. Meine Handschrift, die auf Papier schon grenzwertig war, wurde digital zur absoluten Katastrophe.
Ich saß in einem Strategie-Meeting und versuchte, die Abhängigkeiten zwischen drei Teams zu visualisieren. Nach zehn Minuten hatte ich einen unleserlichen Klumpen aus Linien. Ich habe das iPad fast in die Ecke geworfen. Was mir fehlte, war nicht die Hardware, sondern die Einstellung der Software und ein Mindestmaß an Technik. Ich wusste nicht mal, dass es so etwas wie den Unterschied zwischen Handlettering und Sketchnotes für schnelle Notizen gibt. Ich dachte, ich muss einfach nur 'schön' zeichnen können.
Der Wendepunkt kam, als ich anfing, mit den Pinsel-Einstellungen in Procreate zu spielen. Es gibt da diese Funktion namens Streamline. Sie glättet die Linien künstlich. Plötzlich sahen meine Kreise tatsächlich rund aus. Wer den Umstieg ernsthaft plant, sollte sich den Digital Lettering Kurs [Wenn du aufs iPad umsteigst] ansehen. Er kostet um die siebzig Euro, hat mir aber vermutlich Wochen an Frust erspart, weil er genau diese technischen Hürden — von der Layer-Logik bis zum richtigen Export — erklärt.
Workflow im Meeting: Layer sind die Rettung
Der größte Vorteil gegenüber meinem alten Papier-Notizbuch ist die Ebene. Wenn ein Stakeholder mitten im Satz seine Meinung ändert — was in Hamburgs SaaS-Welt quasi zum guten Ton gehört — musste ich früher die Seite durchstreichen. Heute schiebe ich das Element einfach zwei Zentimeter nach links oder lösche es mit einem Doppeltippen meines Zeigefingers. Das ist die berühmte Undo-Geste, die ich mittlerweile manchmal instinktiv auch auf echtem Papier versuche.
Mein aktuelles Setup sieht so aus: Eine Ebene für das Grundgerüst (Rahmen, Container), eine für den Text und eine für die 'Action Items'. Wenn ich nach einer Stunde aus dem Meeting gehe, habe ich ein fertiges PDF. Kein Abtippen mehr. Kein 'Ich schick euch das Protokoll morgen'. Ich werfe es direkt in den Slack-Channel. Das spart mir pro Woche locker zwei bis drei Stunden Nachbereitung.
Ich nutze dafür meistens sehr simple Strukturen. Wer wie ich kein Zeichentalent hat, braucht ein festes Raster. Ich habe mir ein paar 5 einfache Sketchnotes Rahmen für mehr Struktur in Besprechungen angewöhnt, die ich immer wieder verwende. Es ist wie Lego-Bauen. Man muss das Rad nicht jedes Mal neu erfinden.
Die soziale Komponente: 'Jonas, zeichnest du wieder?'
Anfangs war es mir fast peinlich. In einer Welt aus ThinkPads und mechanischen Keyboards wirkt ein Typ mit einem bunten Stift auf einem Tablet irgendwie... unpassend. Aber das Feedback hat mich überrascht. In einer Retro Anfang April hielt ich mein iPad kurz in die Kamera, um einen Prozessfluss zu erklären. Plötzlich war die Diskussion viel fokussierter. Die Leute haben aufgehört, aneinander vorbeizureden, weil sie das Gleiche sahen.
Man darf nur nicht den Fehler machen und zu dekorativ werden. Es geht um Information, nicht um Kunst. Wer anfängt, Schatten zu setzen und Verläufe zu malen, während der Lead Developer gerade die Datenbank-Struktur erklärt, hat verloren. Deshalb ist für mich der funktionale Ansatz entscheidend. Ich habe viel aus dem Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs] mitgenommen, weil er den Fokus eben nicht auf 'schön', sondern auf 'nützlich' legt. Da geht es um Container und Verbindungen, die man in zehn Sekunden zeichnen kann.
Inzwischen habe ich mir ein Repertoire an Standard-Symbolen aufgebaut. Wenn jemand 'Deployment' sagt, zeichne ich eine Rakete. Wenn es um 'Security' geht, ein Schloss. Das klingt banal, aber das Gehirn verarbeitet diese Bilder tausendmal schneller als eine Textwüste. Meine persönliche Liste der Sketchnotes Symbole für Business Meetings ist mittlerweile mein wichtigstes Werkzeug geworden.
Fazit nach sechs Monaten Glass-Writing
Würde ich zurück zum Papier gehen? Nein. Das iPad ist für mich als PM die logische Konsequenz aus dem digitalen Wahnsinn. Ich habe alle Notizen der letzten Monate an einem Ort, durchsuchbar und exportierbar. Mein altes Papier-Notizbuch liegt irgendwo in einer Schublade unter alten Ladekabeln. Es staubt ein, und das ist auch gut so.
Natürlich gibt es Tage, an denen ich fluche. Wenn der Apple Pencil leer ist oder Procreate ein Update macht, genau wenn das Sprint Planning startet. Aber das sind Kleinigkeiten im Vergleich zum Gewinn an Klarheit. Falls du auch kurz davor bist, deine eigenen Protokolle zu verbrennen, probier es digital. Fang nicht mit komplexer Software an. Schau dir die beste Software für digitale Sketchnotes an und entscheide dich für ein Tool, das dich nicht überfordert.
Es geht nicht darum, der nächste Picasso zu werden. Es geht darum, dass du nach 60 Minuten Meeting weißt, was zu tun ist. Und dass deine Kollegen nicht mehr fragen müssen, ob du einen Muffin oder eine Cloud gezeichnet hast. Meistens ist es bei mir jetzt tatsächlich eine Cloud.