Dienstagvormittag, Hamburg, Regen. Der Konferenzraum riecht nach abgestandenem Kaffee und zu vielen Menschen auf zu wenig Quadratmetern. Mein Workshop mit zehn Stakeholdern dreht sich seit zwanzig Minuten im Kreis. Wir debattieren über Feature-Prioritäten, aber eigentlich reden wir aneinander vorbei. Ich stehe am Whiteboard, den Marker in der Hand, und starre auf die leere Fläche.
Eigentlich wollte ich nur Bullet Points schreiben. Aber nach dem dritten Quartal 2025, in dem ich meine eigenen Protokolle nicht mehr entziffern konnte, habe ich angefangen, Dinge anders zu machen. Ich schaue auf den Marker. Es ist ein klassischer schwarzer Filzstift. Ich atme tief durch und fange an zu zeichnen, anstatt zu schreiben.
Vom passiven Protokollanten zum visuellen Navigator
Ich verbringe laut meinem Kalender etwa 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das ist kein Flex, das ist ein Hilferuf. Lange Zeit war meine Rolle in Workshops die des Protokollanten, der versucht, das Chaos in Textform zu bändigen. Spoiler: Es funktioniert nicht. Text ist geduldig, aber Text ist auch oft zweideutig.
In jenem Workshop vor ein paar Wochen habe ich mich an die Grundlagen erinnert, die ich im Winter in einem Sketchnotes-Kurs gelernt habe. Ich bin kein Designer. Ich kann kaum eine gerade Linie ziehen. Aber ich weiß jetzt, dass alles auf dem sogenannten visuellen Alphabet basiert. Es gibt im Grunde nur 5 Elemente: Punkt, Linie, Kreis, Quadrat und Dreieck. Mehr braucht man nicht, um komplexe Software-Architekturen oder User Journeys darzustellen.
Ich begann, den Feature-Request als einfaches Quadrat in die Mitte zu zeichnen. Links davon ein Kreis für den User. Ein Pfeil dazwischen. Es war simpel, fast schon primitiv. Aber etwas Seltsames passierte im Raum: Es wurde still. Die Leute hörten auf, sich gegenseitig zu unterbrechen, und starrten auf das Board.
Das Werkzeug entscheidet über die Klarheit
Wer Workshops moderiert, unterschätzt oft die Hardware. Es gibt bei Whiteboard-Markern im Wesentlichen 2 Spitzenarten: die Rundspitze (Bullet Tip) und die Keilspitze (Chisel Tip). Die meisten greifen intuitiv zur Rundspitze, weil sie sich wie ein dicker Kuli anfühlt. Ich bevorzuge mittlerweile die Keilspitze. Warum? Weil man damit die Strichbreite variieren kann, je nachdem, wie man den Stift hält. Das gibt der Zeichnung Struktur, ohne dass man sich anstrengen muss.
Der scharfe, chemische Geruch des frischen, schwarzen Keilspitzen-Markers stieg mir in die Nase. Es gibt dieses spezifische rhythmische Squeak-Pop-Geräusch, wenn der Filz über die laminierte Oberfläche gleitet. In diesem Moment spürte ich das kühlende Gefühl an meinen Handflächen, die endlich aufhörten zu schwitzen. Die erste Hürde war genommen. Ich hatte die Kontrolle über die Diskussion zurückgewonnen, indem ich sie vom Auditiven ins Visuelle holte.
Das Konzept dahinter nennt sich Dual-Coding-Theorie. Unser Gehirn verarbeitet visuelle und verbale Informationen über verschiedene Kanäle. Wenn ich nur rede, ist der Kanal schnell verstopft. Wenn ich dazu zeichne, verdopple ich die Chance, dass die Botschaft ankommt. Das ist besonders hilfreich, wenn ich komplexe IT-Prozesse für Stakeholder visualisieren muss, die keine Lust auf 40-seitige Dokumentationen haben.
Die Magie der Unvollkommenheit
Hier kommt der wichtigste Punkt, den ich in den letzten Monaten gelernt habe: Deine Sketchnotes am Whiteboard dürfen nicht perfekt sein. Sie sollten es sogar gar nicht sein. Wenn ich ein perfektes Diagramm zeichne, das aussieht wie aus einem Lehrbuch, traut sich niemand, es zu kritisieren oder zu ergänzen. Es wirkt fertig. Abgeschlossen.
Meine Zeichnungen sehen oft etwas wackelig aus. Ein Quadrat ist mal eher ein Trapez, ein Männchen hat unterschiedlich lange Beine. Aber genau diese Unvollkommenheit ist eine Einladung. Sie signalisiert dem Team: Das hier ist ein Entwurf. Wir denken noch nach. Wir arbeiten gemeinsam daran.
An jenem schwülen Nachmittag im Juni passierte genau das. Ich hatte eine vermeintliche Daten-Silo-Problematik skizziert – ein klobiger Kasten mit ein paar Strichen drin. Ein Entwickler aus der hinteren Reihe stand plötzlich auf. Er sagte nicht: "Ich glaube, du hast das falsch verstanden." Er nahm sich einfach einen grünen Marker, ging zum Board und zeichnete einen weiteren Container daneben. Er korrigierte mein Bild, indem er es ergänzte. Innerhalb von fünf Minuten hatten wir einen Bottleneck gelöst, über den wir seit drei Wochen in Retros und Standups diskutiert hatten. Wir sahen endlich das gleiche Bild.
Moderieren heißt Übersetzen
Moderation in einem SaaS-Umfeld bedeutet oft, zwischen verschiedenen Sprachen zu vermitteln: Business-Sprech, Tech-Stack-Jargon und User-Bedürfnisse. Sketchnotes sind die Lingua Franca in diesem Prozess. Wenn ich am Whiteboard stehe, bin ich kein Künstler, sondern ein Übersetzer. Ich mache das Unsichtbare sichtbar.
Oft nutze ich einfache Rahmen oder Container, um Themen voneinander zu trennen. Wenn wir über Roadmaps sprechen, zeichne ich einen Zeitstrahl. Wenn wir über OKRs visuell darstellen für bessere Team-Absprachen wollen, nutze ich oft Berg-Metaphern oder Zielscheiben. Das klingt banal, aber es erdet die Diskussion. Es verhindert, dass wir in abstrakten Management-Floskeln versinken.
Natürlich geht das auch mal schief. Letzte Woche wollte ich ein Symbol für "Cloud-Synchronisation" zeichnen und es sah am Ende aus wie eine explodierende Qualle. Mein Team hat gelacht, ich habe gelacht, und dann haben wir es weggewischt und neu gezeichnet. Auch das gehört zur Moderation: Den Druck rausnehmen. Wenn der PM am Whiteboard scheitert und darüber lachen kann, trauen sich auch die anderen, ihre kruden Ideen zu äußern.
Ich bin immer noch bei 62 Prozent Meeting-Last. Aber diese Stunden fühlen sich weniger wie verlorene Lebenszeit an. Ich kann meine eigenen Protokolle wieder lesen, weil sie keine Bleiwüsten mehr sind, sondern visuelle Landkarten unserer Entscheidungen. Wer Workshops moderieren will, braucht kein Grafik-Tablett und kein Kunststudium. Ein schwarzer Marker mit Keilspitze und der Mut zum hässlichen Quadrat reichen völlig aus.