Zwei Minuten. Länger dauert es bei mir inzwischen selten, bis ein Workshop-Raum vom Gemurmel in konzentrierte Stille kippt, sobald ich am Whiteboard zu zeichnen anfange statt zu schreiben. Seit einem Jahr moderiere ich Workshops mit visuellen Notizen, hauptberuflich im Produktmanagement bei einem Hamburger SaaS-Unternehmen – und der Irrtum, den ich am häufigsten höre, lautet: Das kann doch nur, wer vorher einen teuren Sketchnotes-Kurs gemacht hat oder wenigstens halbwegs zeichnen kann. Stimmt nicht. Genau darum soll es hier gehen.
Der eigentliche Denkfehler sitzt woanders. Wer glaubt, gute Whiteboard-Sketchnotes bräuchten Zeichentalent, verwechselt eigentlich zwei komplett unterschiedliche Fähigkeiten: das saubere Skizzieren im eigenen Notizbuch nach Feierabend – und das Moderieren mit Marker in der Hand, während zehn Leute gleichzeitig zusehen und weiterreden. Rapid Capture, also schnell mitskizzieren, was im eigenen Kopf passiert, ist für Ersteres eine gute Übung, bringt mir im Workshop aber wenig, weil da nie nur ich allein denke. Nur die zweite Fähigkeit bringt eine Gruppe wirklich voran.
Der Irrtum: Wer nicht zeichnen kann, moderiert auch keine Workshops
Die Grundlagen – Formen, Linienführung, wie ein Quadrat kein Trapez wird – habe ich mir in einem Sketchnotes-Kurs geholt. Was danach am Whiteboard passiert, steht in keinem Kursmaterial. Handlettering und Sketchnoting wirft man dabei übrigens ständig in einen Topf, dabei verfolgen beide ein komplett anderes Ziel – aber das ist ein anderes Fass, das ich hier nicht aufmache.
Maximilian, ein Junior PM aus einem anderen SaaS-Unternehmen, den ich über LinkedIn kenne, hat mir neulich in drei knappen Sätzen geschrieben und wollte wissen, wie viele Symbole man für einen kompletten Workshop wirklich braucht – zehn, zwanzig? Ich zeichne mit acht wiederkehrenden Formen, mehr nicht. Das große Symbol-Vokabular für Business-Meetings, mit dem sich ganze andere Artikel füllen lassen, ist nochmal ein eigenes Kapitel – ich brauche davon in der Live-Situation kaum etwas.
Bevor ich überhaupt am Whiteboard stand, hatte ich es mit vorgefertigten Meeting-Vorlagen in Confluence versucht – reinkopiert, ordentlich beschriftet, und trotzdem nie wiedergefunden, wenn ich es brauchte. Struktur auf dem Papier ist halt nicht dasselbe wie Struktur im Kopf. Wie man Prioritäten über Rahmen und Größenverhältnisse auf dem Blatt sichtbar macht, ist wieder eine andere Übung, die ich hier nicht aufdrösle.
Live-Moderation als eigene Disziplin im Workshop
Live-Moderation heißt: zeichnen, während im Raum noch gestritten wird – nicht danach, nicht mit Bedenkzeit. Es gibt keine Skizze, die vorher entworfen und jetzt nur noch abgepaust wird. Jemand widerspricht, und der Pfeil, den ich gerade gezogen habe, wandert eine Sekunde später an eine andere Stelle. Das unterscheidet die Arbeit am Whiteboard fundamental vom Sketchnoten im eigenen Heft: Dort lässt sich löschen, neu ansetzen, in Ruhe komponieren. Am Board vor zehn Leuten geht das nicht. Jede Linie ist öffentlich, sofort – und manchmal falsch.
Dahinter steckt, mit deutlich mehr Wissenschaft als ich für einen Workshop eigentlich brauche, die Dual-Coding-Theorie: Unser Gehirn verarbeitet Bilder und Sprache über getrennte Kanäle, und wer beide gleichzeitig bedient, kommt eher durch als wer nur redet. Deshalb funktioniert ein simples Quadrat mit einem Pfeil oft besser als zehn weitere gesprochene Sätze.
Das richtige Werkzeug hilft dabei mehr, als man denkt. Ich greife inzwischen fast nur noch zur Keilspitze statt zur Rundspitze, weil sich die Strichbreite je nach Anstellwinkel verändert – das gibt selbst einer hingerotzten Linie noch Struktur. Wenn ich IT-Prozesse für Stakeholder visualisieren muss, zeigt sich das besonders deutlich: Am Whiteboard entsteht der Fluss live und rückwärts korrigierbar, Pfeile wandern um, während die Gruppe noch diskutiert, und niemand muss auf die nächste Version der Folie warten.
Sketchnotes am Whiteboard einsetzen, um Workshops zu moderieren
Mein Ablauf ist inzwischen ziemlich stur. Sobald eine Diskussion anfängt, sich im Kreis zu drehen – erkennbar daran, dass dieselben drei Sätze zum zweiten Mal fallen –, greife ich zum Marker und zeichne eine Form statt ein weiteres Wort zu schreiben. Ich lasse die Linie bewusst unfertig, ein Quadrat darf ruhig wie ein Trapez aussehen, weil eine unperfekte Zeichnung zur Ergänzung einlädt und eine fertig wirkende nicht. Und ich habe vorher eine Handvoll Formen im Kopf, mit denen sich fast jede Diskussion abbilden lässt, sodass ich beim Zuhören nicht gleichzeitig überlegen muss, was ich zeichne. Wenn wir OKRs visuell darstellen für bessere Team-Absprachen wollen, greife ich zu Zielscheiben oder Bergmetaphern; welches Layout – Zeitstrahl, Cluster, Raster – zu einem bestimmten IT- oder SaaS-Projekt passt, entscheide ich meistens schon vor dem Workshop, aber das ist wieder eine eigene Abwägung für sich.
Reagieren zählt mehr als Zeichnen – blitzschnell entscheiden, welche drei Striche gerade das meiste Chaos auflösen. Neulich hat ein Kollege einfach ein Foto meiner Retro-Sketchnote in den Teamkanal gepostet, ohne mich vorher zu fragen, als wäre klar, dass alle das sehen wollen. Mein Nachbar Matthias, der in der Logistikbranche unterwegs ist und das Sketchnotes-Ding lange für überflüssigen Kram hielt, hat seine Meinung erst geändert, als ich ihm davon erzählt habe – für ihn war das irgendwie der Beweis, dass es ankommt, wenn Leute sowas ungefragt weiterverbreiten.
Wann ist Whiteboard-Sketchnoting die falsche Wahl?
Nicht jeder Kontext braucht das hier. Bei Online-Meetings ist die Ausgangslage komplett anders – da geht es weniger um Live-Moderation vor einer Gruppe im selben Raum und mehr darum, wie man die eigene Konzentration hält, während zehn Kacheln gleichzeitig reden; das ist noch mal ein eigenes Thema. Ob dabei iPad oder Papier die bessere Wahl ist, ist wieder eine ganz eigene Abwägung, und wie viel man vom Gesagten überhaupt mitzeichnet, statt einfach nur zuzuhören, ist auch nochmal ein separates Kapitel. Am Ende eines Workshops, wenn wir mit Posca-Punkten auf Klebezetteln priorisieren, blitzen die Farben unter dem Neonlicht des Großraumbüros fast metallisch, noch bevor der erste Punkt gesetzt ist – wie man Meeting-Struktur konsequent über Farben codiert, ist wieder ein eigenes Thema, hier ging es nur um den Moment am Board selbst. Für die reine Moderation eines Präsenz-Workshops mit echtem Konfliktpotenzial bleibt das Whiteboard trotzdem meine erste Wahl; für ein kurzes Online-Standup ziehe ich eher schnell ein paar Notizen auf dem Tablet, ohne großes Tamtam.
Maximilian probiert das inzwischen selbst in seinen Retros aus. Noch klobig, noch zu vollgepackt – aber gefragt, ob er das darf, hat ihn bisher niemand.