Eine Notion-Datenbank vergisst nichts – bis man sie einmal zumacht. Ein Blatt Papier mit einer Skizze drauf bleibt offen, auch wenn der Laptop längst zugeklappt ist. Ich bin Product Manager in einem Hamburger SaaS-Unternehmen, und seit letztem Jahr betreibe ich Prozessvisualisierung statt Protokollführung: IT-Prozesse für Stakeholder in visuellen Notizen festhalten, nicht in Textwüsten. Der Sketchnotes-Kurs, mit dem das anfing, war der leichte Teil vom SaaS-Management-Alltag. Der schwere Teil war, die Stakeholder-Kommunikation über Skizzen tatsächlich im Kalender zu halten, ohne dass sie nach einer Woche wieder verschwindet.
Die Notion-Datenbank war mein erster ernsthafter Versuch, das Chaos zu ordnen. Tabellen für jedes Meeting, Tags für Stakeholder, ein sauberes Template mit Datum und Teilnehmerliste. Ich habe sie einmal befüllt, stolz mit dem Team geteilt – und dann eine Woche lang nicht mehr geöffnet, bis ich sie beim Aufräumen der Sidebar wiederfand, leer bis auf diesen einen Eintrag. Kein Vorwurf ans Tool. Tippen während eines Meetings kostet genauso viel Aufmerksamkeit wie Zuhören, und ich habe mich fürs Zuhören entschieden.
Warum Prozessvisualisierung nicht in einer App überlebt
Das eigentliche Problem in meinem Job ist Übersetzung – und Zeit. Laut Kalender sitze ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings, und wenn Developer über Latenzen und Endpoint-Struktur reden, nicken die Stakeholder aus Marketing oder Sales freundlich – und warten eigentlich nur auf das Wort Release-Datum. Textlastige Notizen oder ein UML-Diagramm helfen dabei wenig, sie wirken zu technisch, zu endgültig, zu abschreckend für ein gemischtes Publikum.
Ein Blatt DIN A4 mit reinem Text wird vom Gehirn nur nacheinander gescannt, Zeile für Zeile. Eine Skizze zeigt Hierarchien sofort, weil sie verbal und visuell gleichzeitig funktioniert – duale Kodierung, wie es in der Forschung heißt. Für mich war das keine überraschende Theorie, aber der Unterschied zwischen einer App, die genauso linear scrollt wie ein Textdokument, und einem Blatt Papier, das ich mit einem Blick überschaue, war es schon.
Flow-Notation: wie ein Prozess auf dem Papier wirklich läuft
Flow-Notation läuft bei mir auf eine einzige Grundregel hinaus: Jede Pfeilart bekommt eine feste Bedeutung, bevor der Stift die Seite berührt. Ein durchgezogener Pfeil heißt direkter nächster Schritt. Ein gestrichelter Pfeil heißt optional oder asynchron, etwas, das passieren kann, aber nicht muss. Ein Doppelpfeil heißt Rückkopplung – ein Prozess, der zu einem früheren Schritt zurückspringt. Sobald diese drei Regeln stehen, kann ich jeden Sprint, jede Migration, jeden Freigabeprozess als Fluss zeichnen, ohne für jede neue Grafik eine neue Legende zu erfinden.
Verzweigungen bekommen bei mir ein kleines Quadrat mit Fragezeichen, keine Raute wie im klassischen Flussdiagramm – Stakeholder aus Marketing oder Sales kennen UML nicht, aber ein Fragezeichen versteht jeder. Genau das ist der Kern von Prozessvisualisierung für ein gemischtes Publikum: Sie muss ohne Legende auf der zweiten Seite funktionieren. Welche Symbole sich für einzelne Objekte wie Server, Ticket oder Release eignen, ist nochmal ein eigenes Thema – hier geht es nur um die Pfeile, nicht um die Kästchen.
Zu Hause in Eimsbüttel übe ich das oft, bevor ich es in einem echten Meeting probiere. Mein Schreibtisch ist unlackiertes Kiefernholz, links der zweite Monitor, rechts neben der Maus liegt das A5-Heft, griffbereit. Über dem Bildschirm stapeln sich im Regal drei angefangene Notizbücher und lose Fineliner, von denen ich nie weiß, welcher noch Tinte hat. Das Fenster geht zum Innenhof raus, das Licht ist immer diffus, nie direkt – gut für die Augen, schlecht für Videocalls.
Hauke, unser Scrum Master, macht das eigentlich schon länger als ich, nur ohne es Flow-Notation zu nennen – wenn er im Planning eine Abhängigkeit erklärt, steht er auf und skizziert sie ans Whiteboard, bevor er den Satz zu Ende gesprochen hat. Warum ein Sketchnotes Kurs meine Sicht auf unleserliche Meeting Notizen änderte, hat vor allem mit genau solchen Momenten zu tun – man hört wieder zu, weil man erst verstehen muss, bevor man etwas aufs Blatt bringt. Warum gezieltes Zuhören dabei überhaupt so eine Rolle spielt, ist nochmal eine längere Geschichte für sich.
In der Mittagspause, wenn ich durch Planten un Blomen laufe, überlege ich manchmal, wie ich ein bestimmtes Ticket als Bild darstellen würde. Berufskrankheit, aber wenigstens eine, die niemandem schadet.
Eine Brücke erklärt die API-Migration besser als jedes Diagramm
Bei der letzten großen API-Migration sollte ich den Stakeholdern erklären, warum wir das nicht einfach nebenbei erledigen. Technisch ging es um Authentifizierung und Rate Limiting, zwei Begriffe, bei denen im Raum sofort die Blicke glasig werden. Also griff ich zum Marker statt zur Tastatur und zeichnete die Migration als Brücke – die neue API als Fahrbahn, die Authentifizierung als Mautstelle mit Schranke.
Ein Stakeholder aus dem Marketing zeigte auf die Schranke und fragte, was passiert, wenn zu viele Autos gleichzeitig ankommen. Er hatte Rate Limiting verstanden, ohne dass ich das Wort einmal benutzt hätte. Genau dafür ist Flow-Notation gut – nicht damit es hübsch aussieht, sondern damit eine Frage entsteht, die sonst nie gestellt worden wäre. Live vor einer Gruppe zu zeichnen, während man gleichzeitig moderiert, ist übrigens nochmal eine andere Baustelle, als eine Sketchnote in Ruhe zu Hause vorzubereiten.
Wenn die Sketchnote danebengeht
Nicht jedes Symbol funktioniert. Ich habe einmal eine Message Queue als Stapel überlappender Umschläge gezeichnet, fand das selbst ziemlich elegant – bis eine Kollegin aus dem Finance-Team fragte, ob wir jetzt über offene Rechnungen sprechen. Die Kästen sahen aus wie eine Mahnliste, nicht wie ein Nachrichtenpuffer. Seitdem zeichne ich kleine Briefumschläge mit einem Pfeil dazwischen, unmissverständlicher, wenn auch weniger elegant.
Farben helfen dabei mehr als noch ein neues Symbol – ein Zustand, eine Farbe, konsequent durchgehalten über die ganze Seite. Welche Farbe für welchen Zustand steht, ist wieder ein eigenes System für sich, das ich hier nicht aufdröseln will. Container statt Aufzählungen war die zweite große Umstellung: einfache Kästen mit Schatten, die Themenblöcke trennen. Welches Layout sich für IT-Projekte im SaaS-Kontext am besten eignet, Raster, Zeitstrahl oder Cluster, ist wieder ein eigenes Kapitel.
Acht Wochen, ein Block, kein Notion-Login mehr
Rainer, ein Stammleser aus einer Sketchnotes-Facebook-Gruppe, hat mir vor ein paar Wochen geschrieben. Er ist PM in München, kämpft mit denselben unleserlichen Protokollen, testet aber parallel analoge und digitale Sketchnotes. Ob Papier oder iPad am Ende besser funktioniert, ist eine eigene Debatte – ich bleibe für Live-Momente beim Fineliner, weil ich dann nicht erst ein Programm öffnen muss.
Einmal habe ich es trotzdem probiert, in einem Stehmeeting mit dem iPad statt mit Papier zu zeichnen, nur um den Unterschied zu spüren. Nach zehn Minuten war das Gerät warm auf dem Oberschenkel, und ich hatte mehr mit der App zu kämpfen als mit dem Prozess, den ich eigentlich darstellen wollte. Wie man in Online-Meetings überhaupt bei der Sache bleibt, ist nochmal eine andere Frage als Papier gegen Bildschirm.
Seitdem blieb das iPad meistens zu Hause. Ich nutze inzwischen Action Items in Sketchnotes für bessere Übersicht nach Meetings, damit ich nach drei Tagen noch weiß, was eigentlich die nächste Aufgabe war.
In der achten Woche hält eine Designerin nach dem Sprint-Review ihr Handy über meinen Block und fragt, ob sie die Seite fotografieren darf – sie kann den Ablauf damit besser erklären als mit unseren eigenen Folien. Es war der erste Moment, in dem jemand freiwillig um eine Kopie meiner Notizen gebeten hat, nicht umgekehrt.
Meine Notion-Datenbank existiert vermutlich noch irgendwo, unberührt seit Monaten. Der Block dagegen liegt jeden Tag auf dem Schreibtisch, aufgeschlagen, mit Eselsohren an den Seiten, die ich oft zurückblättere. Das ist die eigentliche Lektion aus acht Wochen: Ein Werkzeug muss nicht schön sein oder vollständig – es muss nur öfter aufgeschlagen werden als zugeklappt.