Später Nachmittag im Hamburger Büro. Die Klimaanlage summt monoton vor sich hin, draußen mischt sich der typische Nieselregen mit dem Grau der Fassaden. Ich sitze an meinem Schreibtisch und starre auf mein Notizbuch. Oder besser gesagt: auf das Labyrinth aus unzusammenhängenden Sätzen, das ich während der letzten zwei Stunden produziert habe. Ich bin Product Manager. Laut meinem Kalender verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Und trotzdem habe ich gerade keine Ahnung, was ich morgen eigentlich priorisieren muss.
Kurzer Transparenz-Hinweis vorab: In diesem Text findest du Affiliate-Links zu Tools, die ich nutze. Wenn du darüber etwas kaufst, erhalte ich eine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Ich empfehle hier nur Dinge, die ich im Hamburger Büro-Alltag über Wochen selbst auf Herz und Nieren (und Lesbarkeit) geprüft habe.
Das Problem mit der Textwüste im PM-Alltag
Ende 2025 war der Punkt erreicht, an dem ich meine eigenen Protokolle nicht mehr lesen konnte. Wenn man in einem agilen SaaS-Umfeld arbeitet, prasseln Informationen aus allen Richtungen auf einen ein. Stakeholder-Wünsche, technische Blocker, Design-Feedback. Mein altes System — einfach alles mitschreiben, was wichtig klingt — ist krachend gescheitert. Das Ergebnis war immer dasselbe: Ein schwarzes Loch aus Textwüsten, in dem die wirklich kritischen Aufgaben, die Action Items, einfach verschwanden.
Ich habe dann angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Vorkenntnisse. Ohne Zeichentalent. Einfach aus Verzweiflung. Wer wissen will, wie dieser Weg angefangen hat, kann hier nachlesen, warum ein Sketchnotes Kurs meine Sicht auf unleserliche Meeting Notizen änderte. Aber die größte Herausforderung blieb: Wie sorge ich dafür, dass ich nach acht Stunden Back-to-back-Meetings sofort sehe, was zu tun ist?
Die Entdeckung der visuellen Anker
In den ersten drei Monaten meines Sketchnote-Experiments habe ich viel falsch gemacht. Mein größter Fail war der Versuch, Action Items mit einem neonfarbenen Textmarker hervorzuheben. Das Ergebnis? Die Tinte blutete durch drei Seiten meines Notizbuchs und ruinierte das Protokoll des darauffolgenden Meetings komplett. Lektion gelernt: Papier ist geduldig, aber Textmarker sind aggressiv.
Ich bin dann auf die 0.5 mm Stärke bei meinen Finelinern umgestiegen. Es gibt dieses leise, fast meditative Kratzen der 0.5-mm-Spitze auf dem glatten Papier, während der Rest des Teams noch hitzig über das letzte Slide diskutiert. Es beruhigt. Aber wichtiger als das Gefühl ist die Struktur. Ich habe gelernt, dass Sketchnotes im Business-Kontext nicht aus Kunstwerken bestehen, sondern aus funktionalen Symbolen.
Container und Icons statt Prosa
Action Items brauchen einen festen Platz. Ich nutze dafür heute zwei einfache visuelle Anker:
- Die Checkbox: Ein einfaches Quadrat. Klingt banal, ist aber psychologisch Gold wert, wenn man es später abhaken kann.
- Der Blitz oder das Ausrufezeichen: Ein Symbol direkt neben der Checkbox signalisiert: Das hier ist dringend.
- Container: Ich ziehe oft einen dicken Rahmen um den Block mit den Aufgaben. Das trennt den Kontext (was wurde besprochen) von der Exekutive (was muss getan werden).
Wenn du dich fragst, wie du überhaupt mit solchen Symbolen startest, ohne dich zu blamieren: Ich habe damals mit dem Sketchnotes Kurs angefangen. Der Fokus liegt dort auf funktionalen Symbolen für den Projektalltag, nicht auf dekorativem Schnickschnack. Das war für mich als PM entscheidend.
Der agile Twist: Warum Standard-Sketchnotes oft scheitern
Hier kommt ein Punkt, den viele Sketchnote-Anleitungen ignorieren: Der Kontext von agilen Scrum-Teams. In einem Umfeld, in dem wir täglich Stand-ups haben und sich Prioritäten stündlich schieben können, reicht eine hübsche Zeichnung nicht aus. Die hohe Frequenz der Meetings macht klassische, sehr detaillierte Markierungen oft unübersichtlich.
Ich habe gemerkt, dass meine Action Items in den Notizen eine Art "Link" brauchen. Wenn ich im Stand-up sitze, notiere ich das Action Item visuell, aber ich füge oft ein kleines Kürzel hinzu (z.B. die Ticket-Nummer aus Jira). So verbinde ich die analoge Klarheit meiner Notizen mit der digitalen Realität unseres Backlogs. Das ist besonders hilfreich, wenn man User Stories visuell darstellen möchte, um im Planning für Klarheit zu sorgen.
Ein verregneter Nachmittag im April war für mich der Wendepunkt. Wir saßen in einem besonders zähen Stakeholder-Review. Die Stimmung war angespannt. Mein Chef fragte plötzlich nach einer spezifischen Deadline, die wir drei Meetings zuvor besprochen hatten. Während die anderen in ihren digitalen Dokumenten scrollten oder hektisch in ihrem Gedächtnis kramten, fand ich die Info in zwei Sekunden. Mein Auge sprang sofort auf den fett umrandeten Blitz-Icon in meinem Protokoll. In diesem Moment hat niemand mehr über meine "Blümchen-Malerei" gelächelt.
Praktische Tipps für die Markierung
Damit die Übersicht wirklich besser wird, habe ich ein paar Regeln für mich aufgestellt, die über das bloße Zeichnen hinausgehen:
- Konsistenz schlägt Kreativität: Benutze immer das gleiche Symbol für Action Items. Wenn du heute einen Blitz und morgen eine Glühbirne nimmst, muss dein Gehirn jedes Mal neu suchen.
- Farbe mit Bedacht: Ich nutze Farbe nur noch für die Action Items. Der Rest der Notiz bleibt schwarz-weiß. So poppen die Aufgaben förmlich von der Seite. Falls du wissen willst, wie man das sinnvoll steuert, schau dir an, wie man Farben in Sketchnotes richtig nutzen kann.
- Der "Nachgang"-Check: Nach dem Meeting nehme ich mir genau zwei Minuten, um die Action Items noch einmal mit einem dickeren Stift zu umranden. Das ist mein persönlicher Abschluss des Meetings.
Hoffentlich denkt niemand, ich male hier nur Blümchen, während wir über die Quartalszahlen sprechen — aber dann sehen sie die Struktur und schweigen meistens recht schnell. Es geht nicht um Ästhetik, es geht um Informationsarchitektur auf Papier.
Fazit aus dem Hamburger PM-Alltag
Vor etwa zwei Wochen wurde mir klar, dass mein Sketchnotes-Tagebuch kein Hobby-Projekt mehr ist. Es ist mein wichtigstes Werkzeug. Die Verzweiflung von Ende 2025 ist weg. Ich weiß heute, dass ich meine 62 Prozent Meeting-Zeit nicht reduzieren kann, aber ich kann kontrollieren, was ich davon mit an meinen Schreibtisch nehme.
Wer wirklich tief einsteigen will und vielleicht sogar überlegt, den nächsten Schritt Richtung iPad zu gehen, für den könnte der Digital Lettering Kurs interessant sein. Ich bleibe zwar meist beim Papier, aber für saubere Roadmaps ist das Tooling unschlagbar.
Am Ende ist es egal, ob deine Icons perfekt aussehen. Wichtig ist nur, dass sie dir sagen: "Jonas, das hier musst du bis morgen erledigen." Wenn du das schaffst, hast du schon gewonnen. Falls du noch ganz am Anfang stehst und dich fragst, wie du überhaupt einen Stift halten sollst, ohne dass es aussieht wie im Kindergarten: Der Sketchnotes Kurs ist ein solider Startpunkt, den ich selbst durchgezogen habe, als meine Notizen noch ein einziges Chaos waren.
Keine Management-Floskeln, kein Design-Studium. Nur du, ein 0.5-mm-Fineliner und die Gewissheit, dass du morgen genau weißt, was zu tun ist.