Ein Kästchen, ein Blitz daneben, ein dicker Rahmen drumherum. Mehr braucht ein Action Item auf dem Papier nicht, um aufzufallen. Als Product Manager in einem Hamburger SaaS-Team entscheiden genau diese drei Symbole, ob ich nach einem vollen Meetingtag noch weiß, was zu tun ist. Sketchnotes sind bei mir kein Kreativprojekt, sondern ein Werkzeug, das aus visuellen Notizen im Meetingprotokoll eine brauchbare Übersicht macht. In einem Hamburger Büroalltag mit sehr viel Meetingzeit ist dies die eigentliche Produktivitätsfrage.
Kurzer Hinweis vorab: Dieser Text enthält Affiliate-Links zu Kursen, die ich selbst nutze. Kaufst du darüber etwas, bekomme ich eine Provision, ohne Mehrkosten für dich. Empfohlen wird hier nur, was ich im Arbeitsalltag wirklich einsetze, nicht was am besten aussieht.
Warum Action Items in Meeting-Protokollen sonst untergehen
Stakeholder-Wünsche, technische Blocker, Design-Feedback. In einem agilen SaaS-Umfeld prasselt das gleichzeitig auf einen ein, und ein normales Protokoll behandelt alles gleich wichtig. Genau da verschwinden Action Items: zwischen Kontext, Meinungen und Nebensätzen, bis sie am nächsten Tag nicht mehr auffindbar sind. Das ist kein Problem der Handschrift, sondern eins der Struktur. Wie diese Einsicht überhaupt angefangen hat, dazu gibt es einen eigenen Text darüber, warum ein Sketchnotes Kurs meine Sicht auf unleserliche Meeting Notizen änderte.
Was sind Sketchnotes eigentlich – und was nicht?
Der Begriff klingt nach Kunstprojekt, ist im Business-Kontext aber etwas anderes: funktionale Symbole statt Prosa, gedacht zum schnellen Wiederfinden, nicht zum Anschauen. Mehr zur allgemeinen Definition steht bei Sketchnotes, aber für Meetings zählt vor allem eins: Lesbarkeit unter Zeitdruck. Mit Handlettering hat das im Übrigen wenig zu tun. Das ist eine eigene Baustelle mit eigenen Techniken, bei der es um schöne Buchstaben geht, nicht um Tempo.
Welches Symbol markiert ein Action Item zuverlässig?
Bei mir sind es zwei Anker: eine einfache Checkbox, weil sich Erledigtes damit später abhaken lässt, und ein Blitz direkt daneben, wenn etwas dringend ist. Um beide herum ziehe ich oft einen festen Rahmen, der die Aufgabe optisch vom restlichen Gesprächsinhalt trennt. Wie stark du das Symbol-Vokabular insgesamt ausbaust, ist nochmal eine eigene Entscheidung — für Action Items reichen mir konsequent dieselben zwei, drei Zeichen. Das ist außerdem eine Frage der Bildhierarchie auf der Seite: Was zuerst ins Auge springt, wird zuerst gelesen.
Einmal hat eine Kollegin meinen Blitz für ein Blitzableiter-Symbol gehalten und ernsthaft gefragt, ob wir gerade über Elektrik reden — seitdem erkläre ich das Zeichen beim ersten Mal kurz mit.
Wer bei null anfängt und sich nicht sicher ist, wie man solche Symbole überhaupt konsistent hinbekommt, für den war der Sketchnotes Kurs bei mir der Einstieg — der Fokus liegt dort auf genau solchen funktionalen Zeichen für den Projektalltag, nicht auf Dekoration.
Das Kratzen einer 0,4-mm-Spitze auf glattem Papier fällt in Meetings auf, in denen sonst nur Tastaturen klackern — mehr Sound braucht dieses eine Werkzeug nicht.
Action Items im Scrum-Takt: wenn sich Prioritäten stündlich verschieben
Standard-Sketchnote-Anleitungen ignorieren oft den Kontext von agilen Scrum-Teams, in denen sich Prioritäten von Stand-up zu Stand-up verschieben können. Eine hübsche, detaillierte Zeichnung bringt in dieser Frequenz wenig. Sie kostet Zeit, die zwischen zwei Meetings schlicht nicht da ist. Wie du größere Abläufe oder Übergaben zwischen Teams in Pfeilen und Verbindungen festhältst, ist ein eigenes Thema für sich, das ich hier nicht vertiefe.
Ich ergänze Action Items im Stand-up deshalb oft um ein kleines Kürzel, zum Beispiel die Ticket-Nummer aus dem Backlog-Tool, damit die analoge Notiz mit der digitalen Aufgabe verknüpft bleibt. Besonders hilfreich ist das, wenn es darum geht, User Stories visuell darzustellen, um im Planning für Klarheit zu sorgen.
In einem angespannten Stakeholder-Review fragte mein Chef einmal nach einer Deadline, die drei Meetings zuvor gefallen war. Während andere in Dokumenten scrollten, fand ich die Antwort in Sekunden — mein Blick sprang direkt auf den umrandeten Blitz in der passenden Zeile. Niemand hat danach noch Witze über meine Zeichnungen gemacht.
Farbe gezielt einsetzen, statt die Seite zu überladen
Nur Action Items bekommen bei mir Farbe, der Rest der Notiz bleibt schwarz-weiß. Genau darin liegt der einzige Zweck von Farbe in meinem System: Aufgaben nach dem Meeting in Sekunden wiederzufinden, ohne die Seite lesen zu müssen. Wie man das grundsätzlich steuert, also welche Farbe wofür steht, ist ausführlich in Farben in Sketchnotes richtig nutzen beschrieben.
Funktioniert das auch in Online-Meetings?
Ja, mit einer Einschränkung: Ob das Zeichnen auch deine Konzentration in Online-Meetings stützt, ist nochmal eine andere Frage, die eigene Antworten verdient und die ich hier nicht im Detail behandle. Was du dabei überhaupt aktiv aus dem Gespräch heraushörst, bevor du irgendetwas aufs Papier bringst, ist ebenfalls ein eigenes Thema — ohne diese Auswahl vorher zeichnest du am Ende nur mit, ohne zu filtern.
Wenn im Meeting zu viel gleichzeitig passiert
Dann reduziere ich radikal: nur Action Items, alles andere kann notfalls verloren gehen. Wie schnell ein Symbol überhaupt aufs Papier kommt, bevor der nächste Satz schon fällt, entscheidet in solchen Momenten mehr als die Qualität der Zeichnung. Live vor einer Gruppe zu moderieren und gleichzeitig mitzuzeichnen ist nochmal eine andere Hausnummer, die eigene Übung braucht und die ich in normalen Meetings ohnehin selten mache.
Papier oder iPad: die Frage, die am häufigsten kommt
Die Abwägung zwischen digital und analog behandle ich hier nicht im Detail, nur so viel: Für Action Items im Meeting reicht mir Papier, weil nichts schneller startklar ist als ein aufgeschlagenes Notizbuch. Wer trotzdem Richtung iPad will, für den könnte der Digital Lettering Kurs interessant sein — sauber für Roadmaps und Präsentationen, auch wenn ich selbst meist beim Papier bleibe.
Am Anfang, bevor überhaupt ein System stand, war für mich der Sketchnotes Kurs der solide Startpunkt, gerade weil dort niemand verlangt, dass deine Icons hübsch aussehen. Wichtig ist nur, dass sie dir sagen, was bis morgen zu erledigen ist.
Was hat bei dir vorher nicht funktioniert?
Eine GTD-App mit Projekten und Kontexten, sauber eingerichtet an einem Wochenende — nach drei Wochen hatte ich sie nicht mehr geöffnet. Das Problem war nicht die App, sondern dass sie eine zweite Umgebung neben den eigentlichen Meetings verlangte, während Sketchnotes direkt im Moment entstehen, in dem die Aufgabe fällt. Welches Seitenlayout du für sowas grundsätzlich wählst, Spalten, Cluster oder feste Zonen, ist wieder eine eigene Entscheidung, die von Meeting-Typ zu Meeting-Typ variiert.
Der Moment, an dem ich merkte, dass es trägt
Ich weiß noch, wie ich in einem Montags-Standup die komplette Taskverteilung fürs Team auf eine halbe A5-Seite gezeichnet habe, während neben mir noch jemand in einer Notizen-App nach dem richtigen Ordner suchte. In dem Moment war klar: Das ist kein Nebenprojekt mehr, das ist das Werkzeug, mit dem ich Meetings überstehe.
Die besten Ideen für ein neues Symbol kommen mir ohnehin selten am Schreibtisch, sondern eher beim Spazieren im Alsterpark am Wochenende, wenn ich noch mal durchgehe, was in der Woche hängen geblieben ist. Am Montag steht dann fest, welches Zeichen bleibt und welches wieder verschwindet.