An einem regnerischen Dienstagmorgen im Mai sitze ich vor meinem Monitor. Die Zoom-Kacheln starren mich an. Zehn Gesichter, die meisten davon im Energiesparmodus. Ich stelle die klassische Einstiegsfrage für unsere Retrospektive: "Was lief im letzten Sprint gut?" Stille. Nur das ferne Rauschen der Hamburger Stadtreinigung vor meinem Fenster ist zu hören. Niemand tippt etwas in das vorbereitete Miro-Board. Die Textfelder bleiben leer.
Ich bin Jonas, Product Manager in einem SaaS-Unternehmen, und laut meinem Kalender verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das ist eigentlich absurd. Ende des dritten Quartals 2025 erreichte ich einen Punkt, an dem ich meine eigenen Protokolle nicht mehr entziffern konnte. Textwüsten in Confluence, die sich anfühlten wie digitale Friedhöfe für Ideen. Aus reiner Verzweiflung habe ich angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Talent, ohne Design-Hintergrund – einfach nur, um nicht völlig den Verstand zu verlieren.
Der Moment, in dem Text nicht mehr reichte
Wir arbeiten in einem Umfeld, das von Komplexität lebt. Cloud-Infrastrukturen, API-Abhängigkeiten, Stakeholder-Erwartungen. Wenn wir eine Retro machen, versuchen wir meistens, diese Komplexität in Bulletpoints zu pressen. Das Problem: Text ist linear. Er ist langsam. Unser Gehirn hingegen ist für Bilder gebaut. Etwa 90 Prozent der Informationen, die unser Gehirn verarbeitet, sind visueller Natur. Trotzdem versuchen wir, Team-Dynamiken und technische Blocker in Arial 12pt zu lösen.
Mitte Januar fing ich an, die Standard-Retrospektive nach dem Modell von Derby und Larsen – bestehend aus den 5 Phasen: Set the Stage, Gather Data, Generate Insights, Decide What to Do und Close – nicht mehr nur moderativ, sondern zeichnerisch zu begleiten. Es war anfangs peinlich. Meine ersten Versuche sahen aus wie die Gekritzel eines Dreijährigen während eines Telefonats. Aber ich merkte schnell: Es geht nicht um Kunst. Es geht um Klarheit.
Wenn ich heute eine Retro starte, ist das Whiteboard nicht mehr voll mit leeren Boxen. Es gibt eine Metapher. Meistens das Segelboot. Ein Klassiker, aber visuell unschlagbar effektiv. Ein Boot, ein Segel für den Wind, ein Anker für die Bremsen, ein paar Haie für die Risiken. Klingt nach Management-Kindergarten, funktioniert aber erstaunlich gut, um die kollektive Müdigkeit zu durchbrechen.
Die Anatomie einer visuellen Retrospektive
In der ersten Phase, dem "Set the Stage", zeichne ich oft nur ein einfaches Stimmungsbarometer. Ein paar Smileys, die so rudimentär sind, dass sich niemand eingeschüchtert fühlt. Es ist wichtig, dass die Zeichnungen nicht zu perfekt aussehen. Wenn ich als Moderator ein Meisterwerk abliefere, traut sich kein Entwickler mehr, selbst einen Stift (oder den digitalen Cursor) in die Hand zu nehmen.
In der Phase "Gather Data" wird es interessant. Hier nutzen wir die visuelle Hierarchie. Statt einer Liste von 20 Tickets, die nicht fertig geworden sind, gruppiere ich diese um ein gezeichnetes Hindernis – zum Beispiel eine Mauer oder ein Schlagloch. Das menschliche Auge erkennt sofort die Masse der Probleme an einem Ort, was bei einer linearen Liste oft verloren geht. Ich habe gemerkt, dass ein Sketchnotes Kurs meine Sicht auf unleserliche Meeting Notizen änderte, weil ich plötzlich anfing, Zusammenhänge räumlich darzustellen statt nur zeitlich nacheinander.
Während die Diskussion läuft, greife ich zum Tablet. Das leise, rhythmische Tippen des digitalen Stifts auf dem Tablet-Glas ist das einzige Geräusch, während das Team für Sekunden gebannt zuschaut, wie ein Problem Gestalt annimmt. Es hat eine fast meditative Wirkung. In diesem Moment passiert etwas im Team: Die Aufmerksamkeit verschiebt sich vom persönlichen Vorwurf hin zum gemeinsamen Objekt auf dem Board.
Das Segelboot-Experiment: Wenn Linien sprechen
Vor etwa drei Wochen hatten wir eine besonders zähe Sitzung. Wir hatten ein Deployment verhauen, die Stimmung war im Keller. Ich fing an, unser Team-Setup als Segelboot zu skizzieren. Meine Linien waren zittrig, der Wind sah eher aus wie eine aggressive Wolke. Aber plötzlich passierte es: Die Leute fingen an, Icons statt nur Text zu nutzen. Jemand zeichnete einen riesigen Anker unter das Schiff und schrieb "Legacy Code" daneben.
Das ist der Punkt, an dem visuelle Retrospektiven ihren Wert beweisen. Ein Senior Developer, der sonst eher still ist und sich in Text-Diskussionen zurückhält, nutzte meine Skizze eines Ankers, um ein tiefsitzendes technisches Problem zu visualisieren, das wir in drei Monaten reiner Text-Retros übersehen haben. Er zeichnete eine Kette, die vom Anker zu einem anderen kleinen Boot führte – unserem Nachbarteam. Plötzlich war allen klar: Das Problem ist nicht unser Code, sondern eine Abhängigkeit, die wir nie explizit benannt hatten.
Der Wendepunkt: Versachlichung durch Visualisierung
Ein interessanter Effekt der visuellen Arbeit im Agile-Kontext ist die sofortige Deeskalation. Ich erinnere mich an einen Moment, als zwei Kollegen sich fast über die Priorisierung eines Features stritten. Ich fing an, beide Argumente als Gewichte auf einer Waage zu zeichnen. Während ich zeichnete, trat eine Pause ein.
Ein tiefes Ausatmen und das Entspannen meiner Schultern folgten, als ich merkte, dass die Zeichnung die hitzige Diskussion sofort versachlicht hat. Sobald ein Argument auf dem Board als Symbol existiert, gehört es nicht mehr der Person, die es ausgesprochen hat. Es ist jetzt ein Objekt im Raum, das wir gemeinsam betrachten können. Wir streiten nicht mehr gegeneinander, sondern arbeiten beide an der Skizze. Das ist ein massiver Gewinn für die psychologische Sicherheit im Team.
Für die Struktur solcher Sitzungen nutze ich oft Sketchnotes Layout Vorlagen für komplexe IT Projekte im SaaS Bereich, um nicht jedes Mal bei Null anfangen zu müssen. Ein fester Rahmen hilft, die 62 Prozent meiner Zeit, die ich in Meetings verbringe, effizienter zu gestalten. Wenn das Team weiß, dass es immer eine visuelle Komponente gibt, kommen sie mit einer anderen Erwartungshaltung in den Termin.
Die Gefahr der Permanenz
Hier kommt ein Punkt, der oft übersehen wird: Die psychologische Sicherheit kann durch visuelle Dokumentation auch leiden. Das ist meine ganz persönliche Erkenntnis aus den letzten acht Monaten. Wenn wir alles, was in einer Retro gezeichnet wird, für immer in Confluence archivieren, fangen die Leute an, sich zu zensieren.
Visuelle Dokumentation in Retrospektiven schadet der psychologischen Sicherheit, wenn sie als permanentes, bewertbares Protokoll statt als vergängliches Werkzeug für den Moment missverstanden wird. Eine Retro ist ein geschützter Raum. Wenn meine Skizze vom "sinkenden Schiff" drei Monate später in einem Stakeholder-Bericht auftaucht, habe ich ein Problem.
Ich habe daher angefangen, manche Skizzen nach der Sitzung bewusst zu löschen oder nur die Kern-Erkenntnisse in Textform zu überführen. Das Zeichnen dient der Erkenntnisgewinnung im Jetzt, nicht der Beweissicherung für später. Es ist ein Werkzeug zur Kommunikation, kein Archivierungssystem. Das nimmt den Druck raus, dass jedes Symbol "richtig" sein muss.
Fazit aus dem Hamburger Regen
Visuelle Retrospektiven im SaaS sind kein Malwettbewerb. Es ist mir völlig egal, ob mein Segelboot aussieht wie ein Segelboot oder wie ein Dreieck auf einem Strich. Wichtig ist, dass das Team versteht: Das hier ist der Wind, das hier ist der Ballast. Wir reduzieren Komplexität auf ein Maß, das wir gemeinsam bearbeiten können.
Nach acht Monaten Sketchnotes-Tagebuch kann ich sagen: Meine Protokolle sind immer noch nicht reif für eine Galerie. Aber ich kann sie wieder lesen. Und was noch wichtiger ist: Mein Team fühlt sich in den Retrospektiven gehört, weil ihre Probleme nicht in einem Confluence-Sumpf versinken, sondern als klare Symbole auf einem Board stehen, die wir gemeinsam angehen können.
Der Regen in Hamburg hat übrigens aufgehört. Das Meeting ist zu Ende. Ich habe drei Action Items skizziert – mit kleinen Checkboxen daneben, die ich heute Nachmittag hoffentlich abhaken kann. Ohne visuelle Anker hätte ich wahrscheinlich schon wieder vergessen, was wir in Phase 4 eigentlich beschlossen haben.