Dienstag spätnachmittags, das fünfte Back-to-Back-Meeting. Jira-Refinement für das neue API-Gateway. Ich starre auf mein Notizbuch und sehe ein Vogelnest. Ein unentwirrbares Knäuel aus hingekritzelten Textzeilen, Pfeilen, die ins Nichts führen, und Abkürzungen, deren Bedeutung ich bereits vergessen habe.
Kurzer Hinweis vorab: In diesem Text findest du Affiliate-Links. Wenn du darüber einen Kurs buchst, erhalte ich eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts. Ich empfehle hier nur Dinge, die ich selbst über Monate in meinem Hamburger PM-Alltag getestet habe, wie den Sketchnotes-Kurs.
Ich bin Jonas, 34, und mein Kalender sagt mir jede Woche das Gleiche: 62 Prozent meiner Arbeitszeit verbringe ich in Meetings. Ende 2025 kam der Punkt, an dem ich kapitulieren musste. Ich konnte meine eigenen Protokolle 48 Stunden nach dem Termin nicht mehr lesen. Ein massives Problem, wenn man eigentlich Entscheidungen dokumentieren und User Stories schärfen soll.
Das 62-Prozent-Dilemma und die Suche nach Struktur
Man verbringt also den Großteil seines Lebens in Google Meet oder in Konferenzräumen mit Blick auf die Elbe. Man tippt oder schreibt linear mit. Das Problem bei linearem Text: Er hat keine Hierarchie. Alles sieht gleich wichtig aus. Wenn ein Stakeholder mitten im Satz das Thema wechselt, bricht die Logik des Protokolls zusammen.
Anfang des Jahres habe ich angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Zeichen-Vorkenntnisse. Ohne Design-Hintergrund. Mein Ziel war nicht Ästhetik, sondern Überleben. Ich wollte einfach nur wissen, was wir im letzten 14-Tage-Sprint eigentlich beschlossen haben, ohne drei Kollegen im Slack fragen zu müssen.
Die Theorie dahinter ist simpel, aber mächtig. Der sogenannte Picture Superiority Effect besagt, dass wir uns an bis zu 65 % der Informationen erinnern, wenn sie visuell präsentiert werden. Bei reinem Text sind es etwa 10 %. Für einen PM, der zwischen Roadmap-Diskussionen und technischen Constraints jongliert, ist das kein nettes Extra, sondern eine Notwendigkeit.
Der Einstieg: Funktionalität schlägt Kunst
Ich habe mit dem Sketchnotes Kurs angefangen. Mein größtes Learning nach den ersten Wochen: Business-Visuals haben nichts mit Kunst zu tun. Es geht um funktionale Container und Konnektoren. Ein Kasten ist ein Kasten. Ein Pfeil ist ein Pfeil.
Ich sitze also in diesen Meetings. Das kratzige Geräusch eines 0,5-mm-Fineliners auf 90g/m²-Papier im Ohr, während die Klimaanlage im Büro leise summt. Ich zeichne keine Porträts meiner Kollegen. Ich zeichne Rahmen um User Stories. Ich nutze einfache Symbole für Datenbanken oder Cloud-Services.
Einmal, es war wohl um den März herum, zeichnete ich eine Wolke für unsere Datenbank-Migration. Ich starrte auf das Papier und dachte: Wenn ich diese Wolke für die Datenbank zeichne – halten sie mich dann für ein Genie oder für ein Kind mit einem Stift? Die Antwort kam zehn Minuten später, als ich den Prozessfluss zum ersten Mal wirklich begriff, weil ich ihn räumlich angeordnet hatte.
Besonders hilfreich ist das bei der Arbeit am Backlog. Wer User Stories visuell darstellen kann, merkt schnell, wo Lücken in der Logik klaffen. Ein fehlender Pfeil in der Skizze ist oft ein fehlender Edge-Case im Code.
Die Gefahr der Ästhetik: Warum Sketchnotes riskant sein können
Hier kommt mein persönlicher Hot Take, den man in keinem Design-Blog liest: Sketchnotes sind für Product Manager ein Risiko. Sie können eine gefährliche Ablenkung sein. Wenn man anfängt, sich darauf zu konzentrieren, wie schön der Schattenwurf an einem Icon aussieht, verliert man den Fokus auf die kritische Analyse des Meetings.
Ich habe das auf die harte Tour gelernt. In einer besonders hitzigen Diskussion über API-Response-Zeiten war ich so damit beschäftigt, ein perfektes Stoppuhr-Symbol zu zeichnen, dass ich den technischen Einwand unseres Lead-Devs fast überhört hätte. Sketchnotes im Business-Kontext müssen hässlich sein dürfen. Sie müssen schnell sein.
Die Dual Coding Theory besagt zwar, dass die gleichzeitige Verarbeitung von verbalen und visuellen Informationen das Gedächtnis verbessert. Aber das gilt nur, solange die visuelle Komponente die Analyse unterstützt und sie nicht ersetzt. Sobald du anfängst, zu „malen“, bist du kognitiv raus aus dem Meeting.
Vom Notizbuch in den Workflow
Ein Wendepunkt war ein Meeting vor ein paar Wochen. Wir diskutierten eine komplexe Roadmap. Das offizielle Confluence-Dokument war drei Seiten lang und bestand nur aus Bulletpoints. Niemand wusste mehr, was Phase 1 und was Phase 2 war.
Ich hatte auf meinem Standard-A4-Block (210 mal 297 Millimeter) eine grobe Übersicht mit drei Containern und ein paar Verbindungslinien mitgeschrieben. Nach dem Meeting fragte mich ein Kollege, ob er ein Foto von meiner „unordentlichen“ Skizze machen könne. Sie erklärte die Logik besser als die offizielle Dokumentation.
Das ist der wahre Vorteil von Sketchnotes im Business: Kommunikation. Es geht darum, Komplexität zu reduzieren. Wenn ich heute Product Features visuell priorisieren muss, nutze ich einfache Matrizen und Icons. Das Team versteht sofort, warum Feature A wichtiger ist als Feature B, ohne dass ich 15 Minuten monologisieren muss.
Wenn du merkst, dass du digital arbeiten willst, weil die Zettelwirtschaft überhandnimmt, gibt es spezialisierte Kurse wie den Digital Lettering Kurs. Für mich war der analoge Start aber entscheidend. Es gibt keine Undo-Taste auf Papier. Das zwingt dich dazu, Entscheidungen zu treffen – genau wie im Produktmanagement.
Fazit nach neun Monaten
Ich bin kein Künstler geworden. Meine Zeichnungen sehen immer noch so aus, als hätte sie jemand in der fünften Klasse angefertigt. Aber meine kognitive Last ist gesunken. Ich verlasse Meetings nicht mehr mit dem Gefühl, mein Hirn sei ein vollgeschriebenes Whiteboard, das jemand mit Wasser übergossen hat.
Sketchnotes haben meinen PM-Alltag im SaaS-Umfeld effizienter gemacht, weil sie mich zwingen, Informationen sofort zu strukturieren, anstatt sie nur zu transkribieren. Wer den Einstieg sucht und keine Lust auf dekorativen Schnickschnack hat, dem empfehle ich den Sketchnotes Kurs. Er konzentriert sich auf das Wesentliche: Symbole, Container, Ordnung.
Am Ende ist der Stift nur ein Werkzeug, um die 62 Prozent Meeting-Zeit nicht komplett zu verschwenden. Und wenn die Datenbank-Wolke mal wieder aussieht wie ein Blumenkohl – egal. Solange das Team weiß, was gemeint ist, hat die Sketchnote ihren Job erledigt.