Dienstagvormittag, Ende Juni. Die Luft im Konferenzraum unseres Hamburger Büros steht, obwohl das Fenster zum Fleet offen ist. Wir sitzen seit zwei Stunden an der Roadmap für das vierte Quartal. Das übliche Szenario: Drei Stakeholder werfen mit Begriffen wie "Synergie-Effekte" und "nahtlose Nutzererfahrung" um sich. Mein digitales Protokoll füllt sich mit Worthülsen, die morgen niemand mehr versteht. Laut meinem Kalender verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in solchen Meetings. Meistens gehe ich mit mehr Fragen raus, als ich reingegangen bin.
Ich klappe das MacBook zu. Es reicht. Ich nehme mir einen der Boardmarker. Eigentlich bin ich eher der Typ für den 0.5 mm Fineliner auf meinem 210 x 297 mm Standardblock, aber heute braucht es eine größere Bühne. Ich fange an zu zeichnen. Nicht schön, nur strukturiert. Wer das hier seit Ende 2025 verfolgt, weiß: Ich habe kein Talent. Ich habe nur die Nase voll von Missverständnissen.
Vom Wort zum Bild: Warum Listen beim Brainstorming scheitern
Das Problem bei klassischem Brainstorming ist die Linearität. Einer sagt was, ich schreibe es auf. Der nächste sagt was, ich schreibe es darunter. Am Ende haben wir eine Liste. Listen suggerieren eine Ordnung, die im Kopf noch gar nicht existiert. Schlimmer noch: Sie maskieren Unklarheiten. Wenn jemand "nahtlose Integration" sagt, nicken alle. Jeder stellt sich darunter etwas anderes vor. Der Entwickler denkt an eine API, der Designer an einen Button, der Sales-Mitarbeiter an ein Wunder.
Ich nutze jetzt das Visuelle Alphabet aus meinem sketchnotes-kurs. Es besteht im Kern nur aus fünf Grundformen: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck und Viereck. Mehr braucht man nicht, um eine SaaS-Architektur zu skizzieren. Ich zeichne unsere aktuelle Plattform als großes Viereck. Die neue Funktion als kleinen Kreis daneben. Und dann versuche ich, die Verbindung zu zeichnen. Mein Versuch, diese "nahtlose Integration" darzustellen, sieht zuerst aus wie ein völlig verunglückter Reißverschluss. Ein paar Kollegen schmunzeln. Aber genau das ist der Punkt.
Das leise, rhythmische Quietschen der Filzstifte auf dem glatten Whiteboard erfüllt den Raum. Das Team fixiert für einen Moment schweigend die wachsende, etwas krude Zeichnung. Der verunglückte Reißverschluss provoziert die erste ehrliche Diskussion des Tages. "So einfach ist das nicht", sagt einer der Entwickler. Er steht auf, nimmt mir den Stift aus der Hand und korrigiert die Linie. Plötzlich reden wir nicht mehr über Buzzwords, sondern über Datenflüsse.
Sketchnotes als Filter gegen Gruppendenken
Hier kommt der Aspekt ins Spiel, den ich erst nach etwa sechs Monaten Übung begriffen habe: Sketchnotes sind kein kreatives Extra. Sie sind ein Filter. In Meetings neigen wir zum Gruppendenken (Groupthink). Man passt sich der Meinung des Lautesten an, um voranzukommen. Aber ein Bild lässt sich nicht so leicht manipulieren wie ein Satz. Wenn eine Idee logisch nicht funktioniert, lässt sie sich oft gar nicht erst sinnvoll zeichnen.
Vage Konzepte werden visuell sofort entlarvt. Wenn ich versuche, einen Prozessschritt zu visualisieren und merke, dass ich keine Symbole dafür finde, ist die Idee meistens noch nicht reif. Das spart uns Stunden an unnötiger Entwicklungszeit. Wir stoppen unrealistische Ideen jetzt viel früher, weil sie auf dem Whiteboard einfach "falsch" aussehen. Das ist effizienter als jedes Jira-Ticket, das wir je geschrieben haben. Es ist eine Art visuelles Debugging in Echtzeit.
Ich erinnere mich an eine ähnliche Situation, als wir versuchten, OKRs visuell darzustellen für bessere Team Absprachen. Auch damals merkten wir: Wenn du das Ziel nicht zeichnen kannst, hast du es nicht verstanden. Beim Brainstorming für neue Produkte ist das noch extremer. Wir suchen nach Lösungen für Probleme, die wir oft selbst noch nicht präzise benannt haben.
Die Dual Coding Theory in der Praxis
Warum funktioniert das so gut? Es gibt diesen Begriff aus der Psychologie: Dual Coding Theory. Sie besagt, dass unser Gehirn Informationen besser verarbeitet, wenn sie gleichzeitig verbal und visuell codiert werden. Wir hören die Idee und sehen das Symbol. Das verringert die kognitive Last. Wir müssen uns nicht mehr krampfhaft an das erinnern, was vor zehn Minuten gesagt wurde – es steht ja da vorne als Anker.
Zusätzlich greift der Picture Superiority Effect. Menschen behalten visuelle Informationen nach drei Tagen zu etwa 65 Prozent, während reine Textinformationen nur zu 10 Prozent hängen bleiben. In einem schnelllebigen SaaS-Umfeld, in dem wir ständig Prioritäten schieben, ist das Gold wert. Ich muss mich nicht mehr durch unleserliche Protokolle quälen, die ich früher aus Verzweiflung geführt habe. Ein Blick auf das Foto des Whiteboards reicht, um den gesamten Kontext des Meetings wieder präsent zu haben.
An jenem heißen Vormittag im Juni passierte dann etwas Unerwartetes. Ein ansonsten eher skeptischer Kollege aus der Entwicklung, der normalerweise nur in seinen Laptop starrt, übernahm den Stift. Er zeichnete eine "Daten-Autobahn" – eine dicke, doppelte Linie mit Abfahrten zu verschiedenen Microservices. Diese eine Zeichnung löste die Blockade. Wir wussten plötzlich alle, wovon wir sprachen. Es war kein Design-Meisterwerk, aber es war Klarheit.
Wie man das Team zum Mitmachen bewegt
Viele PM-Kollegen fragen mich, wie ich die Leute dazu kriege, sich nicht über meine Zeichnungen lustig zu machen. Die Antwort ist: Ich mache mich zuerst selbst darüber lustig. Ich betone immer wieder, dass ich keinen Design-Hintergrund habe. Ich nutze Sketchnotes als Werkzeug, nicht als Kunstform. Das nimmt den Druck raus. Wenn mein "Benutzer" aussieht wie ein betrunkenes Strichmännchen, trauen sich die anderen auch, zum Stift zu greifen.
Es hilft auch, Struktur vorzugeben. Ich bereite oft schon den Rahmen vor. Ein paar Container, ein paar Pfeile. Wer wissen will, wie man das moderiert, sollte sich mal ansehen, wie ich Workshops moderieren kann mit einfachen Sketchnotes am Whiteboard. Es geht darum, den Raum für visuelle Gedanken zu öffnen, ohne dass es sich wie Kunstunterricht anfühlt.
Seit dem letzten Quartalsmeeting nutzen wir diese Methode fast immer bei neuen Features. Es ist ein fester Bestandteil unseres Prozesses geworden. Wir zeichnen User Flows, Systemarchitekturen und sogar Wettbewerbsanalysen. Nicht, weil es schöner aussieht, sondern weil es vage Diskussionen beendet. Manchmal ist ein Kreis mit einem Kreuz drin die wichtigste Entscheidung des Tages: Hier geht es nicht weiter. Diese Klarheit ist es, die uns am Ende Zeit spart.
Am Ende des Meetings fotografiere ich das Board. Das Bild landet im Slack-Channel. Kein langes Protokoll, keine Zusammenfassung. Nur das Bild und drei Bullet Points. Die Rückfragen der Stakeholder haben sich seitdem halbiert. Vielleicht liegt es daran, dass sie jetzt endlich sehen, was wir meinen – oder sie trauen sich nicht zu fragen, was das krumme Viereck in der Mitte bedeuten soll. Beides ist für mich ein Gewinn. Ich packe meine Stifte ein. Die nächste Videokonferenz wartet schon. Aber diesmal bin ich vorbereitet.