Wie viele Meetings kann man protokollieren, bevor die eigene Handschrift zur Fremdsprache wird? Ich hab das nie ausgerechnet — aber irgendwann saß ich vor einem Notizbuch voller Sätze, die ich selbst nicht mehr entziffern konnte. Sketchnotes lernen war für mich am Ende kein kreatives Hobby, sondern ein Stück Selbstmanagement: visuelle Notizen als letzte Möglichkeit, meine Produktivität als PM zu retten, wenn der Kalender wieder mal aus allen Nähten platzt.
Bevor es weitergeht, kurz der Disclaimer: Ein paar Links unten führen zu Kursen, für die ich eine Provision bekomme, wenn du kaufst — für dich ändert sich am Preis nichts. Ich verlinke trotzdem nur, was bei mir im echten Meeting-Alltag wirklich hängengeblieben ist.
Warum meine Post-it-Wand nach dem nächsten Sprint wieder leer war
Vorher hatte ich schon mal was ausprobiert. Eine Post-it-Wand neben dem Schreibtisch, Spalten für jede Priorität, die Idee: jede Aufgabe ein Zettel, jede Woche ein Überblick auf einen Blick. Nach dem nächsten Sprint war die Wand komplett leer, nicht weil alles erledigt war, sondern weil ich aufgehört hatte, sie zu pflegen. Zettel kleben ist ein Zusatzaufwand, den ich in Meeting-Wochen schlicht nicht aufbringe.
Sketchnotes haben für mich vor allem einen Vorteil gegenüber sowas: Ich brauche kein separates System, das gepflegt werden will. Nur das Notizbuch, das ohnehin auf dem Tisch liegt, während ich sowieso zuhöre.
Laut Kalender-Audit verbringe ich an die 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings — die Zahl hab ich mir einmal ausgerechnet und seitdem nie wieder nachgeschaut, weil sie mich jedes Mal nervt. Ich sitze dabei die meiste Zeit an ein und demselben Platz im Homeoffice.
Der Tisch ist unbehandelte Kiefer, keine Lackschicht, keine Politur. Links vom zweiten Monitor bleibt gerade so viel Platz, dass das A5-Heft neben der Maus passt — genau dort, wo ich es im Meeting am schnellsten greife. Auf dem Regal darüber stapeln sich drei angefangene Notizbücher und ein paar offene Fineliner-Packungen, die nie ganz leer werden, bevor das nächste Heft anfängt. Zum Innenhof raus kommt nur gestreutes Licht, direkte Sonne sehe ich hier so gut wie nie.
Sketchnotes lernen, ohne ein kreativer Typ zu sein
Kunst war in der Schule mein persönliches Angstfach, um das ich einen Bogen gemacht habe, wo es ging. Trotzdem hab ich mir irgendwann den Sketchnotes Kurs vorgenommen, weil reiner Text bei mir nicht mehr skaliert, sobald die Meeting-Dichte steigt. Der Kurs bringt einem keine Kunst bei — eher ein System aus Containern und Pfeilen. Ein Kasten ist ein Kasten, ein Pfeil ist eine Abhängigkeit, fertig.
Dass ein großer Kasten auf der Seite automatisch wichtiger wirkt als ein kleiner — sowas wie visuelle Hierarchie eben — hab ich mir eher nebenbei angelesen, ist aber ein eigenes Thema für sich. Genauso das eigene Symbol-Vokabular, das sich über viele Meetings aufbaut: ein Fass, das ich hier nicht aufmache.
Was ich dagegen sofort gemerkt habe: Zeichnen bindet die Aufmerksamkeit im Meeting anders als Tippen — nebenbei Mails checken geht beim Skizzieren schlecht. Man hört dabei automatisch selektiver zu, weil nur das Wichtigste überhaupt in ein Symbol passt. Wie schnell man Dinge aufs Papier bekommt, bevor der nächste Redebeitrag kommt, ist nochmal ein eigenes Kapitel für sich.
Hauke aus unserem Team, der bei uns die Scrum-Master-Rolle hat, hat neulich statt einer Mail einfach eine Voice-Message geschickt, nachdem ich ihm ein Foto von einer meiner Seiten geschickt hatte. Typisch für ihn, er tippt so gut wie nie.
Woche 10: Der Montag, an dem die Taskverteilung plötzlich passte
In Woche 10 sitze ich im Montags-Standup und zeichne die komplette Taskverteilung fürs Team auf eine halbe A5-Seite, während die anderen noch ihre Laptops hochfahren. Kein Rumgeschreibe mehr, nur Kästen mit Namen drin und Pfeile, wer worauf wartet. Zum ersten Mal hab ich das Gefühl, dass die Zeichnung schneller ist als mein Kopf.
Prozesse als Stationen und Pfeile zu zeichnen statt sie zu beschreiben, hat sich für meine IT-Prozesse mit Sketchnotes als eigener Rabbit Hole entpuppt, den ich hier nicht komplett aufrolle.
Das A5-Format ist dabei kein Zufall: größer wird's neben der Tastatur schnell unpraktisch, kleiner ist die eigene Schrift beim Nachlesen kaum noch zu entziffern.
Rainer, Stammleser aus einer Sketchnotes-Facebook-Gruppe, der als PM in München mit denselben unleserlichen Protokollen kämpft, schickt mir seitdem regelmäßig Fotos von seinen eigenen Seiten — meistens ganz ohne Kommentar dazu, nur das Bild.
Visuelle Notizen als Selbstmanagement-Tool für den PM-Alltag
Meine Wochenplanung läuft inzwischen komplett visuell. Prioritäten stehen in Containern, verschiebt sich was, zieh ich einen Pfeil statt den ganzen Plan neu zu schreiben. Das ist schneller als jedes Tool, das mich mit Push-Benachrichtigungen zutextet.
Welches Layout sich für größere IT-Projekte eignet, ist nochmal eine andere Frage, die ich hier bewusst offenlasse. Farben systematisch als Struktur-Code einzusetzen, probiere ich bislang nur halbherzig — auch das würde den Rahmen hier sprengen. Ob iPad oder Papier langfristig die bessere Wahl ist, will ich genauso wenig entscheiden, dafür nutze ich beides noch zu unregelmäßig.
Was bei mir inzwischen fest sitzt: Action Items in Sketchnotes markiere ich direkt am Seitenrand, damit ich nach dem Meeting sofort weiß, was zu tun ist. Und seit ich anfing, OKRs visuell darzustellen, sind Team-Absprachen spürbar kürzer geworden.
Was bleibt, wenn die Woche wieder zu voll wird?
Wer hier auf schöne Buchstaben hofft, ist falsch — das ist eine ganz andere Baustelle als das, was ich mache, auch wenn beide mit demselben Stift anfangen. Für sowas gibt's den Handlettering Kurs, der mir persönlich für den Büroalltag zu langsam wäre.
Falls ich irgendwann doch aufs iPad wechsle, würde ich mir eher den Digital Lettering Kurs anschauen. Bis dahin bleibt's beim Papier — das ist bei mir keine bewusste Purismus-Entscheidung, eher Trägheit.
Live vor der Gruppe mitzuzeichnen, während ein Workshop läuft, ist nochmal eine andere Hausnummer als allein am Schreibtisch zu sketchen — dazu ein andermal mehr.
Was aus den zehn Wochen hängen geblieben ist: Ein System muss nicht schön sein, es muss nur schneller sein als das Chaos, das es sortieren soll. Wer selbst in Meetings sitzt und sich fragt, was er da eigentlich gerade mitschreibt, kann mit dem Sketchnotes Kurs anfangen, den ich auch benutzt habe — er bringt einem die Grundlagen bei, ohne dass man aussehen muss wie ein Künstler.