Dienstagabend, kurz nach fünf. Der Regen peitscht gegen die Scheiben meines Hamburger Büros. Vor mir liegt mein A5-Notizbuch, gefüllt mit den Überresten von drei aufeinanderfolgenden Stakeholder-Meetings. Ich starre auf die Textwüsten und erkenne absolut gar nichts mehr. Meine eigene Handschrift ist ein Rätsel, das ich selbst nicht lösen kann.
Kurzer Hinweis: In diesem Text teile ich meine Erfahrungen mit verschiedenen Lerninhalten. Wenn du über die Links in diesem Artikel einen Kurs kaufst, erhalte ich eine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Ich empfehle hier nur Dinge, die ich in meinem stressigen PM-Alltag über Wochen selbst getestet habe.
Die 62-Prozent-Falle: Wenn Protokolle wertlos werden
Laut meinem Kalender-Audit verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Das ist kein Flex, das ist ein Problem. Wenn man mit 34 Jahren feststellt, dass die Hälfte der Arbeitszeit in unleserlichen Notizen verpufft, muss man handeln. Ende 2025, direkt nach dem üblichen Jahresabschluss-Chaos, habe ich deshalb angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Vorkenntnisse. Ohne Design-Hintergrund.
Ich bin eigentlich kein kreativer Typ. In der Schule war Kunst mein persönliches Fegefeuer. Aber als Product Manager in einem SaaS-Unternehmen muss ich Informationen filtern. Reiner Text skaliert nicht, wenn die Schlagzahl steigt. Ich brauchte ein System, das schneller ist als mein Verstand, der nach dem vierten Standup des Tages langsam abschaltet. Die Lösung war der Sketchnotes Kurs, den ich mir im Januar vorgenommen habe.
Vom Toastbrot zum User Interface
Mein erster Versuch, ein User Interface in einer Sprint-Planung zu zeichnen, sah aus wie ein schiefes Toastbrot. Das war im Februar. Ich saß da, den Fineliner in der Hand, und zweifelte kurz an meiner Entscheidung. Mein innerer Monolog war wenig hilfreich: 'Hoffentlich denkt mein Chef nicht, ich male hier nur Blümchen, während wir über die Quartalsziele sprechen.' Aber die Alternative war, wieder in Textwüsten zu versinken, die ich drei Tage später nicht mehr deuten kann.
Der Kurs hat mir beigebracht, dass es nicht um Kunst geht. Es geht um funktionale Container. Ein Kasten ist ein Kasten, ein Pfeil ist eine Abhängigkeit. Die Duale Kodierung — also die Kombination aus Bild und Text — sorgt dafür, dass mein Gehirn die Infos auch dann noch abrufen kann, wenn das Meeting schon zwei Tage her ist. Ich habe angefangen, meine IT-Prozesse mit Sketchnotes zu visualisieren, statt sie nur zu beschreiben. Das spart Zeit bei der Nachbereitung.
Ein entscheidender Moment war ein verregneter Dienstagnachmittag im März. Ein Kollege schielte während einer Diskussion über die Roadmap auf mein Notizbuch. Er zeigte auf eine meiner Skizzen und sagte: 'Ah, verstehe, der API-Endpunkt ist also der Flaschenhals.' Ich hatte noch kein Wort erklärt. Die Zeichnung hat die Kommunikation übernommen. In diesem Moment habe ich das erste Mal tief ausgeatmet und die Schultern gelockert. Eine einstündige, zähe Diskussion ergab plötzlich auf einer einzigen A5-Seite logisch Sinn.
Die Notarzt-Perspektive: Warum Standard-Planer scheitern
Oft wird mir gesagt, ich solle doch einfach einen Standard-Wochenplaner nutzen. Das funktioniert für mich nicht, und es erinnert mich an eine spezielle Zielgruppe: Notärzte im Schichtdienst. Für jemanden im Rettungsdienst sind starre Zeitblöcke völlig nutzlos. Ein Notfall hält sich nicht an den Kalender. Wenn sie ihre Übergaben oder Protokolle visuell strukturieren würden, bräuchten sie Symbole, die unter extremem Stress funktionieren.
Mein Alltag im SaaS-Bereich ist zwar weniger lebensbedrohlich, aber ähnlich unvorhersehbar. Ein Server-Ausfall oder ein dringender Stakeholder-Call wirft jede Planung über den Haufen. Sketchnotes sind für mich das Werkzeug, um in diesem Chaos die Kontrolle zu behalten. Ich plane meine Woche jetzt visuell, indem ich Prioritäten in Containern gruppiere. Wenn sich etwas verschiebt, ziehe ich einen Pfeil. Das ist schneller und intuitiver als jedes digitale Tool, das mich mit Benachrichtigungen bombardiert.
Inzwischen nutze ich auch gezielt Action Items in Sketchnotes, um nach den Meetings sofort zu wissen, was zu tun ist. Das leise Kratzen des schwarzen Fineliners auf dem glatten Papier ist dabei fast schon meditativ, während im Hintergrund die mechanischen Keyboards der Entwickler klappern. Es ist ein Moment der Konzentration in einem ansonsten sehr lauten Job.
Neun Monate später: Ein Fazit ohne Management-Floskeln
Wir haben jetzt Hochsommer 2026. Ich mache das jetzt seit etwa neun Monaten kontinuierlich. Mein öffentliches Tagebuch hat mich dabei gerettet — der soziale Druck, nicht wieder aufzugeben, war nötig. Heute erkenne ich meine Notizen nicht nur wieder, ich nutze sie aktiv als Arbeitswerkzeug. Ich habe sogar angefangen, OKRs visuell darzustellen, was die Team-Absprachen massiv vereinfacht hat.
Wer perfekte Buchstaben oder ästhetische Meisterwerke erwartet, ist hier falsch. Dafür gibt es den Handlettering Kurs, der mir persönlich aber zu langsam für den Büroalltag wäre. Wenn ich irgendwann auf das iPad umsteige, schaue ich mir vielleicht den Digital Lettering Kurs an, aber momentan bleibe ich beim Papier. Es ist die einzige analoge Insel in meinem digitalen Leben.
Falls du auch in Meetings sitzt und dich fragst, was du da eigentlich gerade aufschreibst: Fang einfach an zu zeichnen. Es muss nicht gut aussehen. Es muss nur funktionieren. Wenn du eine Abkürzung suchst, um die Grundlagen der visuellen Sprache zu lernen, ohne wie ein Künstler wirken zu müssen, ist der Sketchnotes Kurs ein solider Startpunkt. Er hat mir geholfen, meine 62 Prozent Meeting-Zeit wieder sinnvoll zu nutzen.