Dienstagmorgen, kurz nach zehn. Draußen regnet es in Altona gegen die Scheiben des Coworking Spaces, drinnen läuft das dritte Back-to-back-Meeting. Mein iPad ist mittlerweile warm unter meinem Handballen. Seit ich Ende 2025 aus purer Verzweiflung angefangen habe, meine Notizen visuell zu strukturieren, ist das Tablet mein wichtigstes Werkzeug geworden. Wer wie ich 62 Prozent seiner Woche in Meetings verbringt, braucht kein Spielzeug, sondern eine Lösung gegen das Vergessen.
Ich sitze im Stakeholder-Review und versuche, die neue Roadmap-Priorisierung zu greifen. Früher hätte ich eine Liste geschrieben. Heute zeichne ich Kästen, Pfeile und kleine Icons. Das Problem im SaaS-Umfeld: Alles ist im Fluss. Wenn ich eine Notiz auf Papier festschreibe und der Stakeholder fünf Minuten später die gesamte Strategie kippt, fange ich von vorne an. Deshalb ist die Wahl der richtigen Software für mich keine ästhetische Frage, sondern eine der Effizienz.
Vektoren gegen Pixel — Warum Flexibilität im PM-Alltag alles ist
In meinen ersten Versuchen letztes Jahr dachte ich noch, eine einfache Mal-App würde reichen. Ich wollte ja keine Kunst erschaffen. Aber ich habe schnell gemerkt, dass pixelbasierte Apps – also solche, bei denen man Linien wie mit einem echten Stift auf Papier setzt – für Product Manager eine Sackgasse sind. Wenn ich ein Icon für unsere API-Schnittstelle zeichne und merke, dass es drei Zentimeter weiter links besser passen würde, will ich es nicht wegradieren und neu zeichnen. Ich will es greifen und verschieben.
Der Wechsel zu einer vektorbasierten App war der eigentliche Durchbruch. Hier ist jeder Strich ein eigenes Objekt. Das ist im Sprint Planning Gold wert. Ich kann ganze Diagramme umstellen, Linien dicker machen oder die Farbe eines Symbols nachträglich ändern, wenn mir auffällt, dass das Rot für die 'Blocker' doch zu aggressiv wirkt. Es nimmt den Stress aus dem Zeichnen. Man muss nicht sofort perfekt sein. Man muss nur anfangen.
Besonders hilfreich ist das, wenn ich Sketchnotes Layout Vorlagen für komplexe IT Projekte verwende. Ich habe mir mittlerweile ein Set aus Containern und Trennern gebaut, die ich einfach dupliziere. Wenn die Software das erlaubt, spart man pro Meeting locker zehn Minuten reine Strukturierungsarbeit. Das ist Zeit, in der ich dem Stakeholder wirklich zuhören kann, anstatt mich über einen schiefen Rahmen zu ärgern.
Die unendliche Leinwand gegen das klassische Notizbuch
Ein weiterer entscheidender Punkt in meiner Software-Odyssee war die Frage des Formats. Viele Apps simulieren klassische DIN-A4-Seiten. Das fühlt sich vertraut an, ist aber im SaaS-Kontext oft hinderlich. Unsere User Journeys sind selten linear und passen fast nie auf ein Blatt Papier. Vor ein paar Wochen, Mitte Mai, saß ich in einer Retro und die Diskussion uferte völlig aus. Wäre ich auf eine Seite begrenzt gewesen, hätte ich wichtige Details zur Backend-Latenz weglassen müssen.
Apps mit einer 'unendlichen Leinwand' (Infinite Canvas) haben mein Denken verändert. Ich fange in der Mitte an und wachse in die Richtung, in die das Gespräch fließt. Wenn ein technischer Exkurs kommt, ziehe ich einen Pfeil nach rechts oben und mache dort ein kleines Deep-Dive-Cluster. Später zoome ich wieder raus und sehe das große Ganze. Es spiegelt die Komplexität unserer Produkte viel besser wider als eine Abfolge von statischen Seiten.
Natürlich hat das einen Nachteil: Man verliert sich leicht. Ohne eine klare innere Struktur wird die unendliche Leinwand schnell zum visuellen Rauschen. Ich nenne das intern den 'Spaghetti-Vorfall' von letztem Dienstag, als ich nach zwei Stunden Strategie-Meeting auf mein Tablet schaute und selbst nicht mehr wusste, wo der rote Faden eigentlich anfing. Seitdem kombiniere ich das freie Format mit festen Ankerpunkten durch klare Überschriften.
Hardware-Features und die haptische Barriere
Wir schreiben das Jahr 2026, und die Hardware ist mittlerweile so weit, dass sich das Schreiben auf Glas fast natürlich anfühlt. Besonders die neuen Druckstufen und die Neigungserkennung der aktuellen Stift-Generation helfen mir dabei, Informationen zu gewichten. Ein dickerer Strich für die Haupt-Headline, ein feiner für die Randnotizen. Das Gehirn scannt diese Unterschiede in Millisekunden. Wenn die Software diese Hardware-Features sauber unterstützt, entsteht ein Flow, den ich analog nie hatte.
Letzten Monat habe ich angefangen, dieses System auch für meine One-on-Ones zu nutzen. Ich habe gemerkt, wie ich 1:1 Meeting Notizen visuell gestalte, um Feedback meiner Entwickler nicht einfach nur in einer Textwüste zu vergraben. Wenn ich ein Gesicht dazu zeichne oder ein Symbol für 'Wachstum' neben ein Ziel setze, bleibt das Gespräch ganz anders im Gedächtnis – bei mir und bei meinem Gegenüber. Es ist dieser schmale Grat zwischen Handlettering und Sketchnotes – das eine sieht gut aus, das andere rettet mir den Arsch, wenn die Roadmap mal wieder brennt.
Ein technisches Detail, das oft unterschätzt wird: die Latenz. Wenn ich den Stift bewege und die Linie erst einen Sekundenbruchteil später erscheint, bricht meine Konzentration. In der SaaS-Welt sind wir auf Performance getrimmt, und das erwarte ich auch von meinem Werkzeug. Die beste Software ist die, die ich nicht spüre. Sie muss im Hintergrund verschwinden, damit der Kopf frei bleibt für die Architektur-Fragen oder das nächste Stakeholder-Drama.
Die Falle der digitalen Perfektion
Trotz aller tollen Features in 2026 gibt es eine Gefahr: Man verliert sich in den Möglichkeiten. Ich habe Kollegen gesehen, die während eines Standups mit 24 verschiedenen Pinseln und Verläufen experimentiert haben. Das Ergebnis sah toll aus, aber sie hatten den Inhalt des Meetings komplett verpasst. Mein Ansatz ist radikal simpel: Ein schwarzer Stift, ein grauer für Schatten, eine Akzentfarbe. Mehr darf die Software in meinem Schnellzugriff nicht anzeigen.
Die Software sollte mich zwingen, schnell zu sein. Wenn ich erst drei Untermenüs öffnen muss, um einen Pfeil zu zeichnen, ist sie für den PM-Alltag ungeeignet. Ich brauche Werkzeuge, die meine krakeligen Kreise automatisch in saubere Formen umwandeln, ohne dass sie nach steriler Clip-Art aussehen. Es muss menschlich bleiben. Mein Team schätzt an meinen Sketchnotes gerade das Unperfekte – es signalisiert: Das hier ist ein Entwurf, wir können noch darüber diskutieren.
Am Ende ist die beste Software diejenige, die meinen Workflow unterstützt, ohne ihn zu dominieren. Ob ich nun auf einer unendlichen Leinwand plane oder meine Gedanken in digitale Notizbücher sortiere, hängt oft vom Meeting-Typ ab. Aber eines ist sicher: Zurück zu reinen Textprotokollen werde ich nicht mehr gehen. Dafür ist die Klarheit, die durch das visuelle Arbeiten entsteht, einfach zu wertvoll – selbst wenn meine Wolken manchmal immer noch wie Blumenkohl aussehen.