Hamburg, Ende November. Es ist dieser typische Nachmittag, an dem das Grau draußen nahtlos in das Grau der Bürowände übergeht. Ich starre auf mein Notizbuch und erkenne absolut nichts. Der Kaffee in der Tasse ist längst kalt geworden und hat diesen öligen Film gebildet.
Vor mir liegen die Aufzeichnungen meines wöchentlichen 1:1 mit meinem Lead. Ich sehe Textwüsten. Unzusammenhängende Hieroglyphen. Irgendwo steht etwas von 'Roadmap-Priorisierung' und 'Stakeholder-Management', aber der Kontext fehlt völlig. Das ist der Moment, in dem die Feedback-Amnesie zuschlägt.
Kurzer Hinweis vorab: In diesem Text finden sich Affiliate-Links. Wenn du darüber einen Kurs buchst, erhalte ich eine Provision — für dich entstehen keine Mehrkosten. Ich empfehle hier nur Dinge, die ich im Rahmen meines eigenen Arbeitsalltags über Wochen hinweg durchgearbeitet habe.
Das Problem der Feedback-Amnesie im PM-Alltag
Laut meinem Kalender verbringe ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings. Ein Großteil davon sind Abstimmungen, aber die 1:1 Termine sollten eigentlich die wertvollsten sein. Hier geht es um persönliches Feedback, um meine Entwicklung und um die feinen Zwischentöne, die in einem Standup untergehen.
Das Problem: Als Product Manager bin ich darauf trainiert, Informationen schnell zu erfassen. Ich tippe oder schreibe Bullet Points mit. Doch nach drei Tagen sind diese Punkte tot. Sie lösen keine Erinnerung mehr aus. Mein Gehirn weigert sich, diese linearen Textblöcke als relevant einzustufen.
Ende 2025 habe ich aus reiner Verzweiflung angefangen, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ich habe kein Design-Hintergrund. Ich kann eigentlich nicht zeichnen. Aber ich konnte meine eigenen Protokolle nicht mehr lesen, und das war ein echtes Problem für meine Performance-Reviews.
Vom Bullet Point zum visuellen Container
Mein erster Schritt war der Wechsel des Materials. Ich nutze jetzt ein klassisches DIN A5 Notizbuch. Das Format ist handlich genug für den Weg zwischen den Meeting-Räumen, bietet aber genug Platz für eine Seite pro 1:1. Mein wichtigstes Werkzeug ist ein Fineliner mit einer Strichstärke von 0.5 mm. Er sorgt für ein klares Schriftbild, das nicht verschmiert, wenn ich schnell von einer Ecke zur anderen springe.
Ich habe aufgehört, Sätze zu schreiben. Stattdessen nutze ich Container — einfache Kästen oder Kreise, in denen ein Kerngedanke steht. Wenn mein Gegenüber einen Zusammenhang zwischen zwei Projekten erklärt, ziehe ich einen Pfeil. Das klingt trivial, aber für mein Gehirn ist dieser Pfeil eine Autobahn zur Erinnerung. Es ist der Einstieg in das Thema Sketchnotes Layout Vorlagen für komplexe IT Projekte im SaaS Bereich, nur eben auf das persönliche Gespräch heruntergebrochen.
Anfangs war ich unsicher. Ich dachte, ich müsste kunstvolle Icons zeichnen. Einmal versuchte ich, eine komplexe Metapher meines Chefs — er sprach davon, dass unser Produkt wie ein Baum wachsen müsse, der tief verwurzelt ist — als Baum zu zeichnen. Ich verlor völlig den Faden des Gesprächs. Am Ende hatte ich einen unförmigen, hässlichen Klumpen auf dem Papier und keine Ahnung mehr, was er über die Wurzeln (die Backend-Stabilität) gesagt hatte. Ein klassischer Anfängerfehler.
Funktionale Symbole statt Kunst
Anfang Januar kam der Wendepunkt. Ich begriff, dass es nicht um Schönheit geht, sondern um Funktion. Ich entwickelte meine eigene 'Feedback-Glühbirne'. Wenn mein Lead einen konkreten Verbesserungsvorschlag macht, zeichne ich eine kleine Glühbirne daneben. Nur zwei Striche für den Sockel, ein kleiner Bogen oben. Das dauert zwei Sekunden.
Wenn ich heute meine Notizen durchblättere, springen mir diese Glühbirnen sofort ins Auge. Ich muss den Text gar nicht mehr aktiv lesen, um zu wissen: Hier ist eine Action-Item für mich. Das spart Zeit in der Vorbereitung auf das nächste Meeting. Wer diesen Prozess abkürzen will, dem kann ich den Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs] empfehlen. Er hat mir geholfen, den Fokus von 'schön' auf 'funktional' zu verschieben, ohne dass ich mich wie ein gescheiterter Kunststudent fühlen muss.
Es geht im Kern um die Duale Kodierung nach Paivio. Wenn ich das Wort 'Blocker' höre und gleichzeitig ein kleines Stoppschild zeichne, verarbeitet mein Gehirn die Information über zwei Kanäle. Die Chance, dass ich mich am Freitag noch an das Gespräch vom Montag erinnere, steigt massiv.
Der Moment, in dem es Klick macht
Nach etwa drei Monaten merkte ich eine physische Veränderung. An einem Vormittag im vergangenen Mai saß ich in einer besonders hitzigen Diskussion über unsere Q3-Planung. Früher hätte mich das hektische Mitschreiben gestresst. Diesmal hörte ich das leise, fast beruhigende Kratzen des 0.5 mm Fineliners auf dem glatten Papier meines DIN A5 Notizbuchs.
Ich zeichnete einfach nur drei Boxen für die Stakeholder und verband sie mit Blitzen für die Konfliktpotenziale. Es fühlte sich nicht nach Arbeit an, sondern nach Kartografierung. Als ich eine Woche später mein Review machte, passierte etwas Seltsames: Ich spürte ein plötzliches Lockern meiner Schultern. Ich begriff sofort, was mit den Blockern gemeint war, ohne eine einzige Zeile Fließtext lesen zu müssen. Die visuelle Anker wirkten.
Für jemanden wie mich, der 62 Prozent seiner Zeit in Meetings verbringt, ist das ein massiver Gewinn an Lebensqualität. Ich bin nicht mehr derjenige, der nach dem 1:1 fragt: 'Was genau meintest du vorhin mit der Umstrukturierung?'. Ich habe die Antwort auf meiner Seite stehen, klar strukturiert durch Rahmen und einfache Trennlinien. Wer sich für die Grundlagen interessiert, sollte sich den Guide Schritt für Schritt Sketchnotes lernen ohne jegliches Zeichentalent ansehen.
Fazit aus dem Hamburger Meeting-Dschungel
Visuelle Notizen sind kein Hobby für Kreative. Für mich als PM sind sie ein Werkzeug zur Selbstverteidigung gegen den Informations-Overload. Es geht nicht darum, Bäume zu zeichnen, die wie Klumpen aussehen. Es geht darum, Feedback so zu verankern, dass es dort bleibt, wo es hingehört: in meinem Kopf.
Falls du planst, deine Notizen auch digital zu führen, etwa wenn du später aufs iPad umsteigst, ist der Digital Lettering Kurs eine gute Ergänzung für den Workflow. Aber für den Anfang reicht ein Stift und der Mut, den ersten Kasten um ein wichtiges Wort zu ziehen.
Mein Sketchnotes-Tagebuch führe ich weiter öffentlich. Nicht, weil die Zeichnungen so toll sind — das sind sie meistens nicht. Sondern weil es mich zwingt, dranzubleiben. Und weil ich nie wieder vor einer kalten Tasse Kaffee sitzen und meine eigene Handschrift nicht mehr verstehen will.