Draußen regnet es seit drei Stunden gegen die Scheibe des Hamburger Coworking-Spaces, und drinnen starre ich auf ein digitales Protokoll, das ich vor einer Stunde selbst verfasst habe. Ich verstehe kein Wort mehr. Es ist Ende Juli 2026, und laut meinem Kalender habe ich diese Woche bereits wieder die üblichen 62 Prozent meiner Arbeitszeit in Meetings verbracht. Aber wenn mich jetzt jemand fragen würde, was die Kernentscheidung des Stakeholder-Calls von heute Vormittag war — ich müsste raten.
Das ist der Grund, warum ich Ende letzten Jahres angefangen habe, alles anders zu machen. Aus reiner Verzweiflung. Ich bin Product Manager, kein Illustrator. Aber wenn man merkt, dass das eigene Gehirn bei der zehnten Confluence-Seite voller Bulletpoints einfach abschaltet, sucht man nach einem Notausgang.
Der Filter im Kopf: Warum Tippen das Denken verhindert
Früher dachte ich, ein gutes Protokoll muss alles enthalten. Jedes „eigentlich“, jedes „vielleicht“ und jeden Einwand des CTOs. Das Ergebnis war ein digitales Rauschen. Das Problem beim Tippen ist die Geschwindigkeit — ich bin schnell genug, um fast wortwörtlich mitzuschreiben, aber genau das ist die Falle. Mein Gehirn fungiert nur noch als Durchlaufhitzer für Wörter, ohne sie zu verarbeiten.
Seit ich angefangen habe, visuell zu strukturieren, hat sich mein Fokus verschoben. Ich nutze das Paretoprinzip radikal: 80 Prozent der Informationen in einem Meeting sind Kontext, Rauschen oder Höflichkeit. Nur 20 Prozent sind wirklich entscheidend für das Produkt. Sketchnotes zwingen mich dazu, diese 20 Prozent bereits während des Zuhörens zu identifizieren. Man kann nicht alles zeichnen. Man muss wählen.
Dabei geht es nicht um Kunst. Im frühen Frühling habe ich gelernt, dass fast alles auf der Welt aus nur 5 Grundformen besteht: Punkt, Linie, Kreis, Quadrat und Dreieck. Wer ein Haus vom Baum unterscheiden kann, hat bereits alle nötigen Design-Skills. Der Rest ist reines Filtern.
Die Lücken zeichnen: Ein neuer Ansatz fürs aktive Zuhören
Hier ist eine Sache, die ich erst nach ein paar Monaten im Sketchnotes-Tagebuch gemerkt habe: Versuchen Sie nicht, nur die harten Fakten mitzuschreiben. Das ist der klassische Fehler. Ich zeichne inzwischen bewusst die Lücken im Gespräch auf. Wenn zwei Stakeholder aneinander vorbeireden, zeichne ich zwei Pfeile, die sich knapp verpassen. Wenn eine Entscheidung vertagt wird, lasse ich einen Container leer und setze ein großes Fragezeichen hinein.
Das hilft mir, das aktive Zuhören nicht durch die Fixierung auf reine Fakten zu blockieren. Es geht darum, die Dynamik zu erfassen. Ich habe neulich in einem Artikel darüber geschrieben, wie ich aktives Zuhören und gleichzeitig Sketchnotes zeichnen im Meeting lerne, und dieser Aspekt der „Informationslücken“ ist für mich als PM der größte Hebel geworden.
Es ist dieses sanfte Kratzen der Stiftspitze auf dem Papier, das für mich das monotone Rauschen der Klimaanlage im Konferenzraum übertönt. Es hält mich im Moment, während mein Kopf sonst längst zum nächsten Backlog-Item abgewandert wäre.
Struktur statt Chaos: Container und Hierarchien
Vor etwa drei Wochen hatten wir ein besonders hitziges Strategie-Meeting. Es ging um die Roadmap für das vierte Quartal. Früher hätte ich eine endlose Liste geschrieben. Diesmal habe ich drei einfache Container gezeichnet: „Problem“, „Lösung“ und „Nächste Schritte“. Alles, was gesagt wurde, musste in eines dieser drei Felder passen. Wenn es nirgendwo reinpasste, war es wahrscheinlich unwichtig für den Moment.
Visuelle Hierarchien sind dabei mein bester Freund. Ein dicker Rahmen um eine Entscheidung, ein kleiner Pfeil für eine Abhängigkeit. Die Dual-Coding-Theorie besagt ja, dass wir Informationen besser behalten, wenn sie sowohl verbal als auch bildlich kodiert werden. Ich merke das jedes Mal, wenn ich Tage später mein Notizbuch aufschlage. Ich muss den Text gar nicht lesen — die Anordnung der Boxen sagt mir sofort, wo es gebrannt hat.
Natürlich klappt das nicht immer perfekt. Während eines langen Workshops letzten Monat versuchte ich, das Konzept der „Skalierbarkeit“ unserer neuen API-Infrastruktur zu visualisieren. Es endete in einem Gebilde, das aussah wie ein explodierendes Kartenhaus. Mein Sitznachbar starrte kurz drauf, zog eine Braue hoch und widmete sich wieder seinem Laptop. Manchmal ist die Abstraktion eben doch eine Sackgasse.
Mein persönlicher Spam-Filter
Man darf nicht vergessen: Ich mache das hier nicht für Pinterest oder LinkedIn. Mein öffentliches Tagebuch dient nur dazu, dass ich nicht wieder in die Bequemlichkeit des blinden Tippens zurückfalle. Es ist mein persönlicher Spam-Filter für den Büro-Wahnsinn. In einem Umfeld, in dem wir mit Informationen beworfen werden, ist die Fähigkeit, das Wichtige vom Unwichtigen visuell zu trennen, keine Spielerei — es ist eine Kernkompetenz.
Wer verstehen will, warum Vorteile von Sketchnotes im Business den PM Alltag im SaaS erleichtern, sollte einfach mal versuchen, im nächsten Standup nur drei Symbole zu zeichnen, statt zehn Sätze zu tippen. Es fühlt sich am Anfang seltsam an, fast so, als würde man nicht richtig arbeiten. Aber am Ende des Tages ist man der Einzige, der noch weiß, worum es eigentlich ging.
Die nächste Meeting-Pause ist gleich vorbei. Mein Notizbuch liegt bereit. Der Stift auch. Wieder 45 Minuten, in denen ich versuche, das Rauschen in Formen zu pressen.