Dienstagabend im Hamburger Homeoffice. Draußen peitscht der Regen gegen die Scheibe, drinnen starre ich auf mein Notizbuch. Ich versuche zu entziffern, was ich am Vormittag im Stakeholder-Review notiert habe. Es ist aussichtslos. Meine Handschrift sieht aus wie ein fehlgeschlagener Belastungstest für Kugelschreiber. Irgendwelche Sätze, die mitten im Wort abbrechen. Pfeile, die ins Nichts deuten.
Das ist der Moment, in dem mir klar wird: Ich verbringe laut Kalender 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings, aber mein Output besteht aus kryptischen Hieroglyphen. Ende 2025 war der Punkt erreicht, an dem ich aus reiner Verzweiflung anfing, meine Notizen visuell zu strukturieren. Ohne Zeichen-Vorkenntnisse. Ohne Design-Hintergrund. Einfach nur ein Product Manager, der seine eigenen Protokolle nicht mehr lesen konnte.
Hinweis: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links. Wenn ihr über diese Links einen Kurs bucht, erhalte ich eine Provision — für euch entstehen dabei keine Mehrkosten. Ich empfehle hier nur Formate, die ich selbst über Monate in meinem Hamburger PM-Alltag durchgearbeitet habe.
Der Mythos vom Multitasking beim Zeichnen
Die größte Sorge am Anfang: Wenn ich zeichne, höre ich nicht zu. Wenn ich zuhöre, kann ich nicht zeichnen. In den ersten Wochen im neuen Jahr war das mein Dauerzustand. Ich saß im Standup und versuchte, für jeden Begriff ein passendes Icon zu finden. Während ich noch darüber nachdachte, wie man eigentlich eine API-Schnittstelle zeichnet, war das Team schon drei Themen weiter.
Das Problem ist nicht das Zeichnen an sich, sondern der Anspruch. Ich dachte, meine Notizen müssten wie diese perfekten Instagram-Sketchnotes aussehen. Spoiler: Müssen sie nicht. Im Business-Kontext gilt das Prinzip – Ideas, not Art. Es geht um die Funktionalität, nicht um die Ästhetik. Wer versucht, Kunst zu produzieren, schaltet das Gehirn für den Inhalt ab.
Ich habe gelernt, dass Aktives Zuhören und Sketchnoting eigentlich das gleiche Ziel haben: Information filtern. Ich muss die Essenz verstehen, bevor ich den Stift ansetze. Das ist anstrengend, aber es verhindert das stumpfe Mitschreiben von Sätzen, die später niemand mehr versteht.
Der 3D-Schatten-Fail im Sprint-Planning
Nach etwa drei Monaten Übung dachte ich, ich hätte den Dreh raus. Dann kam das Sprint-Planning. Wir diskutierten über eine kritische Abhängigkeit im Backend. Ich hatte die glorreiche Idee, dieses Problem als Gewitterwolke darzustellen.
Ich verpasste eine wichtige Entscheidung im Sprint-Planning, weil ich fünf Minuten lang versuchte, einen perfekten 3D-Schatten unter dieses Wolken-Symbol zu zeichnen. Ich war so vertieft in die Optik, dass ich gar nicht merkte, wie die Stakeholder den Plan änderten.
Das war eine harte Lektion. Sketchnotes im Meeting sind kein Selbstzweck. Wenn das Zeichnen die Aufmerksamkeit vom Inhalt abzieht, läuft etwas falsch. Heute weiß ich: Ein einfacher Kasten tut es auch. Ein Kreis reicht. Die Magie passiert im Kopf, nicht in der Schattierung.
Falls ihr gerade erst anfangt und diesen Fehler vermeiden wollt: Ich habe damals mit dem Sketchnotes Kurs [Mein Einstiegs-Kurs] angefangen. Der Fokus dort liegt extrem auf der Übertragbarkeit in den Alltag — einfache Symbole und Container statt Schnörkel. Das hat mir geholfen, den Fokus wieder auf die Struktur zu legen.
Die Entdeckung der Container und Pfeile
Nach dem Wolken-Debakel habe ich meine visuelle Sprache radikal reduziert. Ich nutze jetzt fast nur noch Container und Pfeile. Ein Rahmen um ein Wort bedeutet: Das ist wichtig. Ein Pfeil dazwischen bedeutet: Das eine führt zum anderen.
Das sanfte Kratzen des schwarzen Fineliners auf dem dicken, cremefarbenen Papier, während der Regen gegen die Fensterscheibe des Hamburger Büros peitscht, hat fast etwas Meditatives. Aber es ist ein aktiver Prozess. Wenn ich einen Rahmen zeichne, entscheide ich aktiv: Diese Information gehört zusammen.
Ich merke plötzlich, wie ich die Struktur des Gesprächs verstehe, während es noch läuft. Ich höre nicht mehr nur Wörter, ich höre Hierarchien und Zusammenhänge. Das hilft mir auch enorm dabei, wenn ich später Kundenfeedback visuell darstellen muss, um es im Team für die Product Discovery aufzubereiten.
Agile Standups: Die Königsdisziplin der schnellen Synthese
Standard-Sketchnoting-Techniken scheitern oft in unseren Daily-Standups. Warum? Weil die Frequenz extrem hoch ist. In 15 Minuten rattern zehn Leute ihre Updates durch. Da ist keine Zeit für komplexe Illustrationen.
Hier kommt die schnelle visuelle Synthese ins Spiel. Ich habe mir für das Daily ein Raster angewöhnt. Wer macht was? Wo klemmt es? Ich zeichne keine Gesichter mehr, sondern Initialen in kleinen Kreisen. Ein Blitz steht für einen Blocker. Fertig.
Diese Geschwindigkeit zwingt mich dazu, sofort zu entscheiden, was relevant ist. Wer langsam zeichnet, verliert. Wer zu viel zeichnet, verliert auch. Es ist ein ständiges Abwägen. Diese Methode hilft mir auch, wenn ich meine hektische Arbeitswoche mit Sketchnotes visuell planen will – es muss schnell gehen und sofort erfassbar sein.
Das Stoppschild-Erlebnis
Vor ein paar Wochen im Juni hatte ich ein interessantes Erlebnis. Nach einem besonders hitzigen Meeting über unsere Roadmap beugte sich ein Kollege über meinen Block. Er starrte einen Moment auf meine Skizze, zeigte auf ein dick gezeichnetes Stoppschild mitten im Prozessfluss und sagte: Genau das war der Knackpunkt!
Er hatte die Struktur des Problems in meiner Skizze schneller verstanden als in dem halbstündigen Wortgefecht zuvor. Das war der Beweis: Sketchnotes sind nicht nur für mich ein Filter, sondern auch ein Kommunikationsmittel für das Team.
Wenn ich heute in ein Meeting gehe, habe ich keine Angst mehr vor der Informationsflut. Ich weiß, dass mein Stift mir hilft, die Spreu vom Weizen zu trennen. Es ist kein Kunstprojekt mehr. Es ist mein Werkzeug, um im 62-Prozent-Meeting-Wahnsinn nicht den Verstand zu verlieren.
Falls ihr merkt, dass ihr eher der digitale Typ seid und eure Notizen direkt am iPad im Meeting machen wollt, wäre der Digital Lettering Kurs [Wenn du aufs iPad umsteigst] eine gute Ergänzung, um den Workflow mit Procreate und dem Apple Pencil zu meistern. Ich bleibe zwar meistens beim Papier, aber die Layer-Logik ist auch für analoge Sketchnotes Gold wert.
Am Ende zählt nur eines: Dass ihr nach dem Meeting wisst, was zu tun ist. Ob das nun durch eine perfekte Zeichnung oder einen schiefen Kasten mit einem Pfeil passiert, ist völlig egal. Hauptsache, ihr hört zu. Wirklich zu.