Dienstag, später Nachmittag. Die Luft im Hamburger Büro steht, das Slack-Fenster starrt mich vorwurfsvoll an. Ich habe gerade das Protokoll für den Stakeholder-Review getippt. Drei Absätze, sieben Bulletpoints. Ich weiß genau, was passiert: Niemand wird es lesen. Es verschwindet im digitalen Orkus, während wir morgen im Standup wieder die gleichen Fragen diskutieren, die wir heute eigentlich geklärt hatten.
Diese Frustration war der Auslöser. Ende 2025 habe ich realisiert, dass ich 62 Prozent meiner Arbeitswoche in Meetings verbringe. Über die Hälfte meiner Zeit investiere ich in Kommunikation, die innerhalb von 24 Stunden verdampft, weil meine Notizen unleserliche Textwüsten sind. Ich bin kein Designer. Ich habe keine Vorkenntnisse. Ich bin nur ein verzweifelter Product Manager, der angefangen hat, Kästchen um Wörter zu malen, damit er seine eigenen Gedanken wiederfindet.
Der Ursprung des visuellen Chaos
An einem grauen Vormittag im März saß ich in einem besonders zähen Architektur-Meeting. Die Roadmap war komplex, die Abhängigkeiten zwischen den Teams noch komplexer. Ich griff zu einem Fineliner und einem Blatt im Standard-Papierformat DIN A4. Statt mitzuschreiben, was gesagt wurde, fing ich an, die drei wichtigsten Entscheidungen in Containern zu fassen. Keine Kunst, nur Rahmen.
Das leise Kratzen der 0.5mm Spitze auf dem glatten Papier, während der Raum um mich herum hitzig über die Roadmap debattiert, hatte etwas Beruhigendes. Es zwang mich, das Rauschen zu filtern. Das Gehirn verarbeitet visuelle Informationen laut der Dual-Coding-Theorie effizienter, wenn Text und Bild kombiniert werden. Ein Rahmen um einen Begriff signalisiert sofort: Das hier gehört zusammen. Das hier ist wichtig.
Die 5 Grundelemente: Mehr braucht es nicht
In den ersten Wochen dachte ich, ich müsste Icons für alles finden. Ein Fehlschluss. Mein System basiert heute auf genau 5 Grundelementen der visuellen Sprache: Punkt, Linie, Kreis, Quadrat und Dreieck. Das ist die Basis für alles, was ich tue. Wenn ich eine Zusammenfassung erstelle, nutze ich Quadrate für Entscheidungen und Kreise für Personen oder Stakeholder. Pfeile (Linien) verbinden die Logik.
Vor etwa drei Wochen habe ich versucht, einen Sprint-Review rein visuell zusammenzufassen. Ich habe gemerkt, dass die Struktur wichtiger ist als die Zeichnung. Ein großer Fehler, den ich anfangs machte: Ich wollte zu viel auf einmal. In einem Moment der Unachtsamkeit passierte es — der Moment, als ich mit dem Handballen die frische Tinte eines wichtigen Meilensteins verschmierte und kurz davor war, das Blatt zu zerknüllen. Ein klassischer Jonas-Moment. Aber im SaaS-Alltag zählt die Klarheit der Information, nicht die Perfektion des Strichs.
Warum ich nicht mehr live im Meeting zeichne
Hier kommt mein wohl wichtigster Learning-Point, der gegen die gängige Sketchnoting-Lehrmeinung verstößt: Ich verzichte fast vollständig auf das Live-Sketchnoting während der Sitzung. Warum? Weil es mich zwingt, zuzuhören statt aktiv zu moderieren. Als PM muss ich den Stakeholdern in die Augen schauen, Zwischentöne wahrnehmen und eingreifen, wenn die Diskussion entgleitet.
Ich erstelle die visuelle Zusammenfassung stattdessen direkt im Anschluss. Zehn Minuten nach dem Meeting. Die Informationen sind noch frisch, der Puls ist noch hoch. Diese Trennung erlaubt es mir, im Meeting 100 Prozent präsent zu sein und danach die Essenz zu destillieren. Es ist der Unterschied zwischen einem hektischen Gekritzel und einer strategischen Visualisierung, die tatsächlich den Wissenstransfer im Team verbessern kann.
Die Anatomie eines Team-Updates
Wenn ich heute eine Zusammenfassung in den Slack-Channel werfe, folgt sie einem festen Aufbau. Oben links steht das 'Was' (Titel), in der Mitte das 'Wie' (der Prozess oder die Entscheidung) und unten rechts die 'Action Items'. Ich nutze Container, um Hierarchien zu schaffen. Wenn ein Kollege mich neulich im Flur ansprach und fragte: "Jonas, kannst du mir nochmal die Zeichnung von gestern schicken?", wusste ich, dass es funktioniert. Niemand fragt nach dem Textprotokoll.
Mitten im Sommerloch, als die halbe Belegschaft im Urlaub war, wurde dieser Ansatz zum Lebensretter. Die Rückkehrer konnten sich durch ein einziges Bild in zwei Minuten auf den Stand von zwei Wochen bringen. Es geht nicht darum, ein Künstler zu sein. Es geht darum, die Informationslast zu senken. Wer sich unsicher fühlt, sollte klein anfangen — ich habe auch erst meine Angst vor dem Zeichnen im Meeting überwinden müssen, bevor ich mich getraut habe, diese Skizzen öffentlich zu teilen.
Am Ende ist die visuelle Zusammenfassung ein Werkzeug für bessere Entscheidungen. Wenn ich sehe, wie meine verschmierte Skizze auf dem Tablet eines Entwicklers auftaucht, weil er damit eine Logik erklärt, ist mir der ästhetische Anspruch egal. Die visuelle Hierarchie hat die Informationsaufnahme beschleunigt — und das ist das einzige KPI, das für mich in diesen 62 Prozent meiner Arbeitswoche wirklich zählt.